Nasz proces

Benchmarking

Odpowiadającac na pytanie "co to jest Benchmarking" warto zacząć od historii. Benchmarking, jako metodę zarządzania przedsiębiorstwem (w czasie kryzysu i w sytuacji normalnego funkcjonowania), najprawdopodobniej zawdzięczamy japońskiej firmie Rank Xerox. To właśnie Xerox (prawie pół wieku temu), tracąc pozycję rynkową na rzecz Canona, po raz pierwszy ją zastosował. Tak przynajmniej głosi popularna i chętnie powtarzana legenda. 

Według niektórych źródeł, Benchmarking został wymyślony w Japonii (a jakże), tyle że dużo wcześniej, bo już w latach 50. Wtedy to japońskie przedsiębiorstwa zaczęły śmiało konkurować z amerykańskimi. I chcąc je pokonać, zaczęły używać Benchmarkingu, opierać swoje działania na wybranych amerykańskich wzorcach (m.in. Benchmarking procesów). 

Bez względu na historyczną ścisłość, w jakim stopniu obie “opowieści” są tylko częścią legendy japońskich marek, Benchmarking był i nadal jest jednym ze sposobów tworzenia strategii optymalizowania, konkurowania. Jest metodą twórczego wykorzystywania najlepszych wzorców i praktyk rynkowych. Mówiąc najogólniej, jest powszechnie stosowaną, skuteczną metodą, wykorzystywaną do poprawy wydajności działań firmy. Na czym polega Benchmarking Zewnętrzny i Wewnętrzny (bo tak, w najbardziej ogólnym sensie, można tę metodę podzielić)?

Benchmarking - definicja

Angielskie słowo “benchmark” stosowane jest do określenia testu wydajności, kryterium, sposobu oceny czegoś oraz do określenia pewnego rodzaj standardu i punktu odniesienia, w szczególności w trakcie dokonywania porównań. I wszystkie te aspekty, odcienie znaczeniowe mają swoje pełne i głębokie odzwierciedlenie w pojęciu Benchmarkingu, które na stałe weszło do słowników pojęć z zakresu marketingu i zarządzania organizacjami.

Benchmarking jest jedną z głównych metod zarządzania przedsiębiorstwem, polegającą na regularnym porównywaniu się do firm, stanowiących w danym aspekcie pozytywny, wart naśladowania wzorzec. Firmy stosujące Benchmarking, dokonują porównania, a porównania do rynkowych rywali mogą dotyczyć sposobów:

  • produkcji, świadczenia usług
  • zarządzania - procesami, zespołami, kapitałami, technologiami, metodami, kosztami
  • komunikowania się - z klientami za pomocą reklamy, promocji, ale także wzorów, standardów obsługi partnerów biznesowych (komunikacja zewnętrzna), wzorów komunikacji między działami, pracownikami (komunikacja wewnętrzna)
  • konkurowania
  • rozwoju, planowania strategicznego
  • tworzenia struktur zależności (np. logistyczno-dystrybucyjno-produkcyjnej)
  • reagowania na kryzysy, adaptowania się do zmieniających się sytuacji rynkowych
  • tworzenia marek, wizerunków
  • dystrybucji, dotarcia do klientów.

Właściwie dowolny aspekt, dotyczący działania przedsiębiorstwa można uczynić przedmiotem porównania, analizy, naśladownictwa, adaptacji, optymalizacji. W dowolnej branży i w dowolnym czasie. Wybór elementów, nie może być jednak przypadkowy i dowolny. Warto od razu zaznaczyć, że Benchmarking skupia się bardziej na procesach, niż na statycznie rozumianych właściwościach, cechach, walorach.

Benchmarking - metoda pozyskiwania kluczowych informacji

Posiadanie wartościowych informacji jest zasobem, który pozwala wygrywać wojny (w sensie militarnym) i zyskiwać ogromną przewagę nad rynkowymi konkurentami. Dynamika zmian rynkowych czyni informacje jeszcze bardziej istotnymi, ale także podatnymi na dezaktualizację, dlatego Benchmarking powinien być metodą wykorzystywaną tyleż regularnie, co cyklicznie.

Pozwala on na pozyskiwanie istotnych informacji, które układają się we wzorzec działań, decyzji, planów, celów, metod sprawdzonych w praktyce przez organizację uznaną za wzorcową. Jest tym samym metodą oszczędzającą czas, środki (nie tylko finansowe), zmniejszającą ryzyka, pozwalającą na szybsze, prostsze, mniej praco- i energochłonne osiągnięcie podobnych efektów i celów.

Jako metoda pozyskiwania, kategoryzowania, agregowania, interpretowania kluczowych informacji jest szczególnie ceniona ze względu na swój strategiczny charakter. O tyle cenną, o ile dostarczającą informacji zarówno dotyczących zewnętrznego, jak i wewnętrznego funkcjonowania firmy. W obszarach uznanych za wzorcowe, to jest za warte naśladowania i rozwijania.  

Cele i sposoby wykorzystania Benchmarkingu

Jego celem, o czym nie można zapominać, nie jest kopiowanie, ślepe naśladownictwo, ale nauka i kreatywne skorzystanie z najlepszych w danym momencie rynkowych wzorców. Słowo wzorzec jest słowem kluczem w przypadku tej metody. Wzorzec, zgodnie ze słownikową definicją, jest schematem stanowiącym dla innych przedmiotów, procesów normę. Jest zasadą uznaną za właściwą oraz pożądaną. 

W praktyce Benchmarking oznacza zawsze dostosowanie zaobserwowanych rozwiązań do własnych celów, potrzeb i możliwości. Jest metodą zorientowaną na zmianę (najczęściej wprowadzoną ewolucyjnie, nie rewolucyjnie), pragmatyczną (obserwacje, analizy, porównania mają służyć wypracowaniu własnych rozwiązań) i kompleksową.

Głównym celem Benchmarkingu jako metody jest:

  • samodoskonalenie się organizacji
  • samoświadomość - swoich mocnych i słabych cech
  • świadomość dystansu dzielącego przedsiębiorstwo od lidera oraz konieczności, jakich wymaga osiągnięcie analogicznej pozycji
  • mobilizacja i inspiracja do działania (efekt psychologiczny w postaci konsolidacji grupowych wysiłków wokół problemu)
  • nieustanna nauka - na błędach i sukcesach konkurencji
  • wyznaczanie punktów odniesienia, tworzenie kryteriów samooceny
  • uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej
  • zwiększenie efektywności, satysfakcji, racjonalności działań
  • wspieranie decyzji strategicznych, planowanie przyszłych działań
  • identyfikacja problemów, niedoskonałości, wad
  • uzyskanie pełnego obrazu (Big Picture), systemowego ujęcia funkcjonowania przedsiębiorstwa
  • wielowymiarowe, wieloaspektowe poprawienie jakości
  • przygotowanie się na zmiany oraz gotowość do zmian
  • poprawa reputacji, wizerunku, dzięki uczestnictwu w różnego rodzaju konkursach porównawczych.

Ponadto, Benchmarking w firmie pozwala organizacji:

  • uzyskać świeżą perspektywę, stanowiącą inspirację do poszukiwania własnych rozwiązań
  • uniknąć pułapki samozadowolenia i ograniczenia własnymi schematami myślenia, działania, nastawienia
  • ustanowić ustawiczną naukę jedną ze stałych cech, wartości, celów - na poziomie jednostkowym i ogólno firmowym
  • zrozumieć szerzej dynamikę, specyfikę i różnorodność potrzeb i problemów klientów
  • pogłębić zrozumienie procesów i zależności, jakie między nimi zachodzą.

Rodzaje Benchmarkingu - opis metody zarządzania

Benchmarking może być rozumiany i stosowany w kilku wariantach, między innymi w:

  • wewnętrznym
  • horyzontalnym / ogólnym
  • funkcjonalnym (benchmarking funkcyjny)
  • zewnętrznym / konkurencyjnym
  • procesowym
  • produktowym
  • strategicznym

Powyższe rodzaje Benchmarkingu oczywiście nie są wszystkimi możliwymi rodzajami, a tylko najpopularniejszymi. "Benchmarking przykłady" to hasło, pod którym znajdziemy kolejne, jednak mniej popularne, bardziej zindywidualizowane sposoby porównywania, które wynikają z bardzo szczególnych, kontekstowo określonych potrzeb. Jako metody uniwersalne rekomendowane są te, wymienione powyżej. Benchmarking w praktyce zawsze musi być dostosowany w swojej formie do celów, na jakich w danym momencie najbardziej zależy organizacji.

Benchmarking Wewnętrzny

Najczęściej jest stosowany i rekomendowany firmom dużym (korporacjom, holdingom), w których znacząca ilość zakładów, dostawców, dystrybutorów, resellerów itd. komplikuje dostrzeżenie wszystkich zależności, wpływów, konieczności. Benchmarking Wewnętrzny służy porównaniu wydajności, funkcjonalności, funkcji, ról, stanowisk, przyjętych metod i rozwiązań, technologii, procedur etc. w ramach jednej organizacji i wskazaniu problemów oraz wypracowaniu metod ich rozwiązania.  

Jego największą zaletą jest pełna dostępność danych, informacji, możliwości pełnego kontrolowania sposobów ich agregowania. Benchmarking Wewnętrzny nie musi uwzględniać najbardziej problematycznych w tej metodzie kwestii prawnych. Kwestie prawne, związane na przykład z tajemnicami gospodarczymi, nie stanowią przeszkody w uzyskaniu wiarygodnych wyników porównania, co często stanowi istotną przeszkodę w przypadku pozostałych rodzajów Benchmarkingu.  

Benchmarking Horyzontalny

Jest porównaniem o najbardziej ogólnym charakterze, tych praktyk, procesów, rozwiązań, technologii, metod, sposobów itd., które są powszechnie wykorzystywane przez firmy w danej branży lub w branżach ze sobą niepowiązanych. W szczególności w wariancie porównywania krzyżowego (między branżami) wymiana doświadczeń, informacji nie jest obarczona ryzykiem ujawnienia informacji wrażliwych, mających bezpośredni wpływ na konkurencyjność firmy. 

Benchmarking Funkcjonalny

Podobnie jak Benchmarking Horyzontalny, także Benchmarking Funkcjonalny skupia się na porównaniach międzybranżowych, przy czym w o wiele węższym zakresie. Wpisując w wyszukiwarce "benchmarking funkcjonalny przykład" znajdziemy wiele case`ów i opisów najlepszych praktyk. Używając benchmarkingu funkcjonalnego, porównuje się wybrane funkcje przedsiębiorstwa (stąd nazwa) – na przykład sposób organizowania łańcucha dostaw, logistykę, obsługę klientów b2b i b2c, kulturę organizacyjną, komunikację wewnętrzną, działania z zakresu CSR (Corporate Social Responsibility – Społecznej Odpowiedzialności Biznesu). 

Benchmarking Konkurencyjny

Realizowany jest przez dwa konkurujące ze sobą przedsiębiorstwa z tej samej branży, na zasadzie obustronnej zgody i na obustronnie obowiązujących zasadach. Jest formą rzadką, bowiem rodzi duży opór wynikający z ryzyka wejścia w posiadanie danych wrażliwych, bądź posądzenia o bezprawne działania (np. zmowy cenowej). Jego wartość poznawcza, użyteczność rośnie wraz ze wzrostem podobieństwa między porównywanymi organizacjami.

Benchmarking Procesowy

Skupiony jest na poprawie procesów, zachodzących w firmie, czynieniu ich bardziej efektywnymi. Polega na śledzeniu, wzorowaniu się, adaptowaniu rozwiązań dotyczących zarządzania operacyjnego. Będącego jednym z ważniejszych elementów strategii konkurowania przedsiębiorstw o podobnym potencjale.

Benchmarking Produktowy

Jak sama nazwa wskazuje, służy do porównywania tylko i wyłącznie produktów, ale w szerokim spektrum ich funkcjonowania. Od cech funkcjonalno-użytkowych, przez cenę, opakowanie, dystrybucję, reklamę, markę itd. Pozwala doskonalić produkty istniejące oraz tworzyć nowe, innowacyjne, o wiele lepiej rozwiązujące problemy, odpowiadające lepiej strukturze potrzeb. 

Benchmarking Strategiczny

Dla wielu przedsiębiorstw odgrywa on kluczowe znaczenie, w szczególności w sytuacji, w której to strategia zapewnia przewagę nad producentami, usługodawcami oferującymi produkty, usługi o zbliżonych cechach jakościowych, w podobnej cenie, o podobnej użyteczności. Pozwala on wyznaczać długoterminowe plany obecności na rynku, ustalać cele w różnych perspektywach czasowych i porównywać ich potencjał do rozwiązań wzorcowych.

Benchmarking (Analiza Porównawcza) - step by step

Jak każda metoda wspierająca zarządzanie przedsiębiorstwem, także Benchmarking wymaga metodycznego podejścia (w każdej branży), postępowania zgodnie z procedurą, planem, rzetelności oraz konsekwencji w agregowaniu i analizowaniu danych. Standardowo Benchmarking powinien składać się z:

  • etapu przygotowawczego - w którym określa się zakres, formę, metody oraz przedmiot porównania, czyli doprecyzowujemy “co”, “jak” oraz “z kim” chcemy porównywać. Na tym etapie konieczne jest także szczegółowe, wyczerpujące opisanie funkcjonowania badanego elementu we własnej firmie (np. dokumentacja procesów)
  • etapu pozyskania partnera do przeprowadzenia Benchmarku - firmy, z którą będziemy mogli wymieniać informacje według ściśle określonego “scenariusza” oraz klarownych i konkretnych reguł (np. dotyczących spotkań, składu osobowego)
  • etapu operacjonalizacji, tworzenia Benchmarka - polegającego na znalezieniu, zdefiniowaniu wskaźników KPI (Key Performance Indicators). Jest to niezwykle istotny etap, bowiem od poprawnego określenia, “co” badamy, co uznajemy za “sukces”, jaką “miarą” go mierzymy, w jakim stopniu miara jest precyzyjna, zależna jest trafność i rzetelność całego badania i skuteczność działań podejmowanych na jego podstawie
  • etapu podsumowania, analizy danych, raportowania
  • etapu wdrożenia zmian poczynionych na podstawie pozyskanych informacji.

Poprawnie zaprojektowany oraz przeprowadzony Benchmark pozwala określić różnice (w sensie ścisłym odchylenia jakościowe i ilościowe) między elementem wzorcowym a elementem do niego porównywanym. Dobrym przykładem odchyleń ilościowych są różnice w wydajności pracy, jej kosztów, wydajności technologii, ilości powstających w procesie błędów, braków, przestojów, usterek itd.

Z kolei odchylenia jakościowe będą możliwe do zaobserwowania w podziale pracy, wymaganych do jej wykonania kwalifikacji i kompetencji, uprawnień, narzędzi. Innymi słowy, Benchmarking to narzędzie do zarządzania procesami, kompetencjami, strukturami, zasobami, metodami. Oczywiście, jak każda inna metoda, także Benchmarking wady i zalety posiada. Na przykład, Benchmarking Konkurencyjny w praktyce bywa trudny do przeporwadzenia.

Wdrażanie rozwiązań, czyli zastosowanie Benchmarkingu

Plan wdrożenia zmian, który powstał w wyniku Benchmarkingu obejmuje działania:

  • doraźne – pozwalające zainicjować proces zmiany, poprawy wydajności, konkurencyjności
  • strategiczne – wymagające bardziej strukturalnych, głębokich i długofalowych przeobrażeń, inwestycji, których w krótkim czasie osiągnąć się nie da z bardzo różnych względów. Od finansowych, przez organizacyjne, po prawne (np. uzyskanie pozwoleń). 

Wdrożenia Benchmarkingu powinny być odpowiednio zaplanowane, kontrolowane, zarządzane oraz zabezpieczone od strony:

  • finansowej (budżet) 
  • organizacyjnej (zadania, zespoły) 
  • czasowej (skrupulatny harmonogram prac z podziałem na etapy).

Ustal z nami szczegóły