Po przeczytaniu niniejszego artykułu pojęcia takie jak Tablica Scrum (Scrum Board), Scrum Retro Board staną się dla każdego czytelnika jasne i zrozumiałe.
Przybliżyliśmy już najbardziej popularne pojęcia związane z metodykami zwinnymi (metodyka Agile), czas do układanki dodać kolejne.
Równie istotne, choć może nie w tak oczywisty sposób popularne.
Pisaliśmy już o tym, co to jest Agile, co to jest Scrum, czym jest Sprint, Scrum Frameworku, kryteriach akceptacji User Story, retrospektywie Scrum, planowaniu Sprintu, Scrum Groomingu, dlatego naturalnym jest napisanie o bardzo użytecznym narzędziu, jakiego na co dzień się używa w projektach prowadzonych w metodykach zwinnych.
Warto od razu zaznaczyć, że Tablice Scrum wraz z popularyzacją metodyk zwinnych stały się nieodłącznym narzędziem procesu tworzenia oprogramowania (np. aplikacji webowych, czy aplikacji mobilnych).
Przede wszystkim Tablice Scrum pozwalają monitorować postępy wykonywania zadań, szacować długość Sprintu.
Mają także wpływ na szybkość postępów prac programistycznych, jakość planowania, realizacji prac - także projektowych, czy badawczych.
Do czego zespołom jest konieczna Tablica Scrum (Scrum Board)? W jakich sytuacjach wykorzystuje się Scrum Board? Czy Tablice Scrum są niezbędne w projektach scrumowych?
Jakie zalety ma Tablica Scrum? Jakie formy mogą przybierać Tablice Scrum? I właściwie, jaką rolę pełnią Tablice Scrum w metodykach zwinnych?
To oczywiście nie jedyne pytania, na jakie odpowiedzi będziemy udzielać w niniejszym artykule, ale z pewnością są to pytania najbardziej oczywiste i niezbędne.
W niniejszym tekście opiszemy także kilka przykładowych Tablic Scrum (dokładnie rzecz ujmując oprogramowanie oferujące taką funkcjonalność), które w ostatnich latach zyskały na popularności i są często rekomendowane.
Przejdźmy zatem do konkretów. Zapraszamy serdecznie do lektury naszego artykułu.
Szukasz software house?
Czym jest Tablica Scrum?
Nim przejdziemy do definicji, opisów, wyjaśnień oraz wskazania kontekstów zastosowania Tablic Scrumowych, dodajmy tylko, że czasami narzędzie to funkcjonuje pod dwiema nazwami: Scrum Board oraz Sprint Board.
Różnica między Scrum Board i Sprint Board jest czysto semantyczna i wynika z preferencji językowych.
Czy użyjemy pierwszego, czy drugiego określenia będziemy mieć na myśli dokładnie to samo narzędzie.
OK, czas na definicję.
Bardzo trafną definicję Scrum Board znajdziemy w artykule pt. “How to Build and Use a Scrum Board (With Examples)”. Autorka artykułu i definicji, Erica Chappell, definiuje Tablicę Scrum jako wizualną reprezentacją pracy, która ma być wykonana w pojedynczym Sprincie.
Brzmi to nieco abstrakcyjnie, więc by uczynić bardziej konkretną powyższą definicję, należy powiedzieć, że Tablica Scrum (fizyczna lub wirtualna tablica) pozwala zarządzać projektami, organizować pracę i zadania, dzielić je na Sprinty, monitorować przebieg Sprintu w czasie rzeczywistym.
Widok tablicy pozwala uzyskać pełną kontrolę nad zadaniami, których realizacja jest w toku.
Scrum Retro Board jest tablicą Scrum, która jest wykorzystywana podczas Scrum Retrospective - retrospektywy Scrum, o której więcej pisaliśmy w artykule pt. “Retrospektywa Scrum - czym jest? Retro a dobre praktyki Scrum”. Jest po prostu jest szczególną odmianą, używaną w o wiele bardziej wąskim zakresie.
Jaki jest główny cel stosowania Tablic Scrum?
Tablica Scrum jest integralną frameworku Scrum i jako taka nie stanowi do niego dodatku, ale jest niezbędnym narzędziem, które pozwala w pełni wykorzystać potencjał tkwiący w najpopularniejszym frameworku Agile.
Do głównych funkcji Tablic Scrum należy:
- definiowanie zadań, konfiguracja workflow, przepływ pracy
- kontrolowanie komu zostało dane zadanie przypisane
- określanie sposobów, narzędzi wykonania zadania
- monitorowanie postępów prac w trakcie realizacji.
Generalnie rzecz ujmując, nadanie wizualnej formy procesom, zadaniom, celom pozwala lepiej “poruszać się” po projekcie.
Tablice Scrumowe mogą przybierać dwie formy:
- w formie aplikacji, która staje się obecnie formą dominującą
- tradycyjną, w postaci fizycznej tablicy (np. korkowej) zawieszonej na ścianie, do której wszyscy członkowie zespołów developerskich oraz pozostali interesariusze mają dostęp.
W sensie struktury, najprostsza, ale wciąż dość użyteczna Tablica Scrum, składa się z tabeli, w której w trzech kolumnach - Do Zrobienia (To Do) / W Toku (In Progress) / Gotowe (Done) - zapisywane są lub przyklejane zadania, statusy przepływów pracy.
W przypadku tablic fizycznych jako kolorowe karteczki z opisanymi. W przypadku wersji digitalnych są to po prostu wizualne reprezentacje takich karteczek.
Podstawowe trzy kolumny mogą być - i najczęściej są - uzupełniane o kolejne pozycje w ramach jednej tablicy.
Bardzo często zespoły dodają także kolumnę W Przeglądzie (Review), w której umieszczane są zadania ukończone i jednocześnie wymagające dodatkowego sprawdzenia, przetestowania, zaakceptowania.
Równie popularną kolumną jest także kolumna Wstrzymane (Hold), w której, jak sama nazwa sugeruje, umieszczone są zadania, którym nadano mniejszy priorytet i które będą wykonywane w nadchodzących Sprintach.
W wierszach zapisywane są dane pozycje, a ilość wierszy powinna odpowiadać ilości odrębnych kategorii, do których można przypisać dane zadanie.
Trzeba dodać, że sposób organizacji tablicy w metodycy Scrum wynika z tego w jaki sposób patrzymy na zadania jako takie, listę zadań, na sposób planowania pracy, organizację zadań.
Zadania można uporządkować kierując się kryterium szeroko zdefiniowanego celu, który mają osiągnąć lub historii, której są częścią.
Bez względu jednak na poziom złożoności, formę Tablica Scrum jest strukturą uniwersalną, wszechstronną, elastyczną i może być stosowana w dowolnym projekcie.
Mając na uwadze przepływ pracy, planowanie pracy Tablice Scrum idealnie sprawdzają się w zarządzaniu zadaniami.
Czas konieczny do jego przeprowadzenia, czy ilość specjalistów, do których będą przypisane dane zadania nie są zmiennymi, które w jakikolwiek sposób ograniczałyby zakres stosowalności tablic.
Każda z karteczek stanowi wizualną reprezentację pojedynczego, niepodzielnego zadania, które najczęściej ma swoją nazwę i/lub sygnaturę oraz krótki opis.
Poziom złożoności Tablicy jako takiej oraz opisu zdań jest zależny od charakteru projektu oraz specyficznych potrzeb, przyzwyczajeń oraz oczekiwań wszystkich użytkowników Tablicy Scrum.
Co do zasady, Tablica powinna być zapełniona w sposób, który nie znosi jej użyteczności i pozwala zachować łatwy dostęp oraz przejrzystość.
W przypadku tablic oferowanych w aplikacjach dedykowanych projektom prowadzonym w metodykach zwinnych ilość możliwości, funkcji oraz tym samym możliwych do osiągnięcia celów i wykonania zadań jest siłą rzeczy o wiele większa niż - w dość prymitywnych, nie ma co ukrywać - tablicach fizycznych.
Najważniejsze zalety oraz wady Scrum Board
Co oczywiste, gdyby Tablice Scrum nie wnosiły konkretnej wartości do prowadzenia projektów z pewnością nie stałyby się tak popularne, wręcz nieodzowne w prowadzeniu projektów w metodykach zwinnych.
Oczywiście nie jest to narzędzie, które nie posiada wad. Zatem przyjrzyjmy się, jakie argumenty przemawiają za wykorzystywaniem Tablic Scrum, a co może stanowić ograniczenia, których należy być świadomym.
Najważniejsze zalety dedykowanych Tablic Scrumowych dostępnych jako aplikacje webowe i/lub mobilne to:
- łatwość, intuicyjność użycia
- praktyczność i niewątpliwa przydatność w codziennej pracy
- podręczność - dostęp do nich nie wymaga wstania od biurka oraz podejścia do miejsca, w którym tablica jest zawieszona, tablice dostępne w aplikacjach nie znają także ograniczeń czasowych i mogą być używane z dowolnego miejsca na Ziemi
- uniwersalność, wszechstronność
- elastyczność
- pożyteczność - wykorzystanie Tablic pozwala zwiększyć wydajność pracy, sprawniej i bardziej konkretnie zarządzać zadaniami, odpowiedzialnością
- wygodna i zależna od potrzeb forma offline (nadal mogą się sprawdzić w teamach pracujących “pod jednym dachem”) i online (niezbędna i niezwykle użyteczna dla teamów, których członkowie pracują zdalnie i znajdują się w różnych lokalizacjach)
- łatwość wdrożenia w projekt i w narzędzie (przyswojenie działania, podstawowych funkcjonalności Tablicy digitalnej jest w większości przypadków bardzo proste)
- konsekwentnie stosowana z frameworkiem Scrum pozwala skuteczniej zarządzać projektami
- redukcja ryzyka pominięcia zadania, bądź przeoczenia kto jest za nie odpowiedzialny, do kogo dane zadanie zostało przypisane
- możliwość szybkiej oceny stopnia zaawansowania projektu, postępu prac
- trafniejsze adresowanie zadań
- prostsze zarządzanie zadaniami
- wsparcie integracji zespołu, współpracy, urzeczywistnianiu wartości Scrum.
Tablica Scrum stanowi miejsce wspólne dla wszystkich członków zespołu Scrumowego, stanowi jednocześnie miejsce, w którym możliwe jest zbieranie wszystkich kluczowych informacji, które są niezbędne i przydatne w projekcie.
W bardziej rozbudowanych wariantach można ją używać w funkcji SSOT - Single Source of Truth. Tablice Scrum pozwalają także szybciej i trafniej diagnozować problemy, jakie pojawiają się w trakcie trwania projektu.
Dedykowane oprogramowanie pozwala także nadawać w bardzo prosty, intuicyjny i użyteczny sposób priorytety zadaniom.
Najpopularniejszą hierarchia obejmuje status:
- najwyższy (Highest)
- wysoki (High)
- średni (Medium)
- niski (Low)
- najniższy (Lowest).
Priorytetyzacja ma fundamentalne znaczenie dla przebiegu projektu prowadzone w metodyce zwinnej.
Tablice Scrum mają także swoje ograniczenia, w szczególności w fizycznej formie, mianowicie:
- nie dają możliwości równie prostego, elastycznego zarządzania
- edytowanie ich zawartości jest mocno problematyczne i czasochłonne
- określanie zakresu uprawnień i ról jest również bardzo niewygodne
- nie oferują możliwości automatyzacji niektórych procesów
- zakres ich użyteczności jest bardzo wąski, podstawowy.
Ponadto, jeśli porównamy Tablicę Scrum dostępną jako funkcja w dedykowanym oprogramowaniu do fizycznej tablicy to oczywiście ta pierwsza cechuje się daleko idącą możliwością konfigurowania.
Zazwyczaj także użytkownicy mają dostęp do usprawniających pracę funkcji, filtrów, widoków, możliwości generowania raportów.
Dedykowane narzędzia takie jak choćby Jira oferują użytkownikom m.in.:
- rozbudowane karty projektów, zadań
- możliwość zarządzania rolami
- możliwość tworzenia filtrów
- możliwość zintegrowania projektu z innymi narzędziami zewnętrznymi (np. komunikatorami)
- możliwość personalizowania narzędzia, brandowania
- rozbudowane opcje udostępniania.
Dlaczego warto korzystać z Tablicy Scrum?
Zwizualizowanie procesów, etapów, zadań, ról, celów, postępów jest wartością samą w sobie. Pozwala na dostrzeżenie zależności, spojrzenie na projekt z szerszej perspektywy.
Wizualizacje pozwalają także uzyskać syntezę perspektyw - zewnętrznej oraz wewnętrznej, co korzystnie wpływa na dynamikę oraz skuteczność zarządzania projektem.
Pozwalają także lepiej usprawniać przebieg procesu oraz pobudza wyobraźnię. Zwizualizowanie czegoś pozwala także zredukować lęk przed nieznanym oraz wspiera procesy podejmowania decyzji.
Informacje wyrażone w sposób wizualny są postrzegane jako bardziej konkretne, a ich zapamiętywanie jest łatwiejsze.
Tablice Scrum - w szczególności w formie aplikacji - pozwalają na łatwiejsze i szybsze:
- dzielenie procesów
- dokumentowanie działań i efektów
- wyznaczanie zakresów ról i odpowiedzialności z nimi związanych
- podsumowywanie, ewaluowanie
- czynienie problemów widzialnymi i istotnymi
- śledzenie postępów
- reagowanie na zmiany w projekcie
- automatyzowanie procesów, które w dużym stopniu wyręcza użytkowników z konieczności osobistej, regularnej aktualizacji stanu.
Aplikacje do zarządzania projektami, które posiadają komponenty, moduły Tablic Scrum mogą być używane przez wielu użytkowników jednocześnie, na różnorodnych urządzeniach.
Zazwyczaj oferują one możliwość - mniej lub bardziej głębokiej - personalizacji wyglądu, układu, narzędzi. Oferują także narzędzia raportowania, udostępniania.
Możliwość mierzenia efektywności, czasu, wyrażanie tych wyników w postaci graficznej (np. wykresów) dają także wgląd w dynamikę pracy, możliwość śledzenia trendów i diagnozowania ich przyczyn.
Komunikacja za pomocą Tablic Scrum także korzystnie wpływa na atmosferę pracy oraz relacje, jakie panują w zespole.
I oczywiście, Tablice Scrum, które prezentują bieżący stan pracy w aktualnie prowadzonym Sprincie pozwalają zapanować nad chaosem, w jego miejsce wprowadzić porządek, sens oraz cel.
Stanowią także odzwierciedlenie myślenia grupowego, bowiem nad ich strukturą, wyglądem, sposobem działania powinny pracować całe zespoły. I tutaj należy poczynić bardzo ważną uwagę.
Przejęcie kontroli nad tym narzędziem przez Product Ownera lub Scrum Mastera nie jest rekomendowane, bowiem może to spowodować, że Tablica będzie wyrazem tylko ich preferencji i potrzeb. A przez to może stać się mało użyteczna dla innych specjalistów, bądź zupełnie nie użyteczna.
Tablica Scrum motywująca do pracy, to tablica, która jest użyteczna dla wszystkich i stanowi wspólne narzędzie zespołowe. Jej aktualizacja powinna być działaniem wszystkich jej użytkowników.
Daleko idąca personalizacja, daleko nawet wykraczająca poza ramy projektowej użyteczności pozwala to narzędzie oswajać, czynić bardziej osobistym, co oczywiście ma wpływ na motywację do regularnego korzystania z niego.
Jak wykorzystać Scrum Board na co dzień?
Co do zasady Tablicę Scrum należy przygotowywać po Sprint Planningu, o którym pisaliśmy w osobnym artykule pt. “Sprint Planning. Planowanie Sprintu”.
Wiedząc, jaki jest zakres prac w najbliższym Sprincie, możliwe jest wprowadzenie odpowiednich pozycji do kolumny Do Zrobienia (To Do).
Bardzo istotnym elementem jest sposób określania poziomu szczegółowości zadań, który powinien wynikać z preferencji zespołu, ale także specyfiki projektu i służyć maksymalnej adekwatności oraz zrozumiałości zadania.
Kolejną kwestią, którą należy przemyśleć jest przyjęcie, z jaką częstotliwością zadania będą aktualizowane.
Problem granularności zadań (tego jak bardzo powinny one być niepodzielne, konkretne, jednorodne) i częstotliwość ich aktualizacji nie jest wcale wydumany. Rodzi bowiem w praktyce trudny do arbitralnego rozstrzygnięcia dylemat.
Zadania proste są łatwiejsze do wykonania, śledzenia, ale jednocześnie ich mnogość szkodzi przejrzystości Tablicy oraz rodzi problem konieczności wydatkowania dużej ilości czasu na ich aktualizację oraz zmianę statusów.
Z kolei zadania zdefiniowane w sposób ogólny zapewniają lepszą przejrzystość, są mniej wymagające pod względem aktualizacji, ale nie pozwalają na precyzyjne śledzenie postępu prac, określenie stopnia zaawansowania projektu.
Są o wiele mniej poglądowe i mogą dawać złudny, fałszywy obraz, że w projekcie “nic się nie dzieje”, “nic się nie zmienia”.
Warto pamiętać, że użyteczność Scrum Board rośnie wraz z częstotliwością jej aktualizacji.
Codzienne praca “z” i “nad Tablicą” pozwala o wiele szybciej diagnozować problemy, reagować na nie, dostrzegać możliwe problemy i zagrożenia oraz oszacować możliwość zakończenia Sprintu zgodnie z założeniami.
W Scrum Guide regularność i codzienność aktualizacji jest dość mocno akcentowana. Zarządzanie postępami pracy jest najbardziej efektywne, gdy zespół sumiennie podchodzi do kwestii aktualizacji.
Samoświadomość postępów prac jest istotna, bowiem jest motywująca z jednej strony, z drugiej zaś pozwala - co jest zgodne z ideą, głównym celem metodyki Agile i frameworku Scrum - na samodoskonalenie się zespołów projektowych i programistycznych.
Tablica Scrum daje wgląd w aktualny stan pracy, obłożenia i obciążenia pracą danych członków zespołu zespołu scrumowego.
Tablice promują widoczność, świadomość procesów, związków, złożoności, współodpowiedzialności oraz współzależności.
Tablice Scrum sprzyjają także komunikacji, lepszemu zrozumieniu specyfik danych specjalizacji, zadań.
Co również jest zgodne z wartościami Scrum, o których pisaliśmy w artykule pt. “5 wartości Scrum”, wspiera zaangażowanie się w projekt.
Widząc postęp prac, jej zespołowy charakter wspiera także skoncentrowanie się na zadaniu i dostosowaniu do rytmu, jaki zespół wypracował w projekcie.
Innymi słowy Scrum Board pomaga członkom zespołu scrumowego wykonywać pracę wydajniej i szybciej.
Tablica Scrum. Podsumowanie
- Tablica Scrum stanowi wizualną reprezentacją harmonogramu pracy, która ma być wykonana w pojedynczym Sprincie.
- Nie ma jednego, wzorcowego, rekomendowanego sposobu użycia Tablicy Scrumowej.
- Każda tablica powinna być dopasowana do potrzeb zespołu, nie pojedynczych osób, czy ról.
- Ilość kolumn w Tablicy Scrumowej powinna wynikać z ich użyteczności - kolumny, które są rzadko używane lub wcale nie mają uzasadnienia.
- Regularność aktualizacji przesądza w dużej mierze o użyteczności tablicy.
- Dylemat granularności zadań i częstotliwość ich aktualizacji jest trudny do jednoznacznego rozstrzygnięcia i wymaga szczególnej uwagi.
- Tablica Scrum jako narzędzie wizualizacji zadań, procesów, stanów służy przede wszystkim do lepszego organizowania Sprintów i efektywniejszego poruszania się po przepływie pracy
- Tablice Scrum są uniwersalne, elastyczne i mogą być stosowane w różnego rodzaju projektach - od programistycznych (front-end, backend), przez projektowe (projektowanie UX i projektowanie UI) aż po badawcze (Badania UX).
