Z pewnością, jeśli wpiszecie w okienko wyszukiwarki hasła - raport UX, raport badawczy przykład - uzyskacie dostęp do wielu przykładów szablonów raportu badawczego.
Czy wszystkie niosą jakąś wartość? Niestety nie.
Wbrew temu, co można sądzić raport z badania - dowolnego - w szczególności raport z badania jakościowego - rządzi się swoimi prawami, które warto znać oraz stosować.
Raport badawczy jest istotnym dokumentem, który przez szereg interesariuszy będzie traktowany nie tylko jako kolejny firmowy dokument, ale jako narzędzie pracy.
O ile oczywiście jego autor, autorka uwzględni w trakcie jego przygotowania specyficzne potrzeby czytelnika raportu.
Tym samym pytania - Jak napisać raport badawczy? Co musi zawierać raport badawczy? Jak zrobić raport badawczy? - stają się nader istotne.
Podobnie jak bardziej fundamentalne pytanie - Co to jest raport badawczy? Zdefiniowanie pojęcia, określenie, czym jest raport z badań UX, wskazanie jego zakresu przedmiotowego oraz zakresu stosowalności pozwala o wiele lepiej zrozumieć jego funkcje.
Znając i rozumiejąc charakterystykę, funkcje, jakie raporty z badań UX pełnią, jesteśmy w stanie zrozumieć ich ważność. Będziemy w stanie także je przygotowywać w sposób, który uczyni je bardziej użytecznymi.
Jeśli jesteście ciekawi, jak napisać raport z badań jakościowych lub jak napisać raport z badań ilościowych, czym raport z badań UX być powinien, a jakiej formy zdecydowanie nie powinien przybierać, koniecznie przeczytajcie ten artykuł.
Zapraszamy do lektury!
Co to jest raport z badania UX?
Każde badanie kiedyś się kończy.
Niemniej istotne od wyników badań, danych uzyskanych w trakcie badania jest to w jaki sposób owe wyniki, dane, wnioski są komunikowane, prezentowane, przekazywane różnym interesariuszom.
Czym jest raport z badań UX?
Raport z badań jest najczęściej dokumentem, w którym badacz lub zespół badaczy podsumowuje i przekazuje interesariuszom:
- wyniki badań
- zebrane dane
- zastosowane metody badawcze
- wykorzystane narzędzia badawcze
- wyniki analiz, interpretacji.
Bardzo ciekawą definicję raportu badawczego UX, choć nieformalną i trochę anegdotyczną, zaproponował Dmitrij Korżow w artykule pt. “How to make a strong research report”.
Zgodnie z nią, dobry raport badawczy to taki dokument, który mówi jego odbiorcy, czytelnikowi to, czego wcześniej nie wiedział. Oczywiście słowo dobry jest bardzo ogólne.
Nieco bardziej konkretnie do problemu jakości raportu podchodzą polskie autorki - Iga Mościchowska oraz Barbara Rogoś-Turek.
W ich kanonicznej książce pt. “Badania jako podstawa projektowania User Experience” wskazują, że każdy raport badawczy musi być tworzony z myślą o jego odbiorcach.
Stroną odpowiedzialną za komunikatywność, zrozumiałość, przystępność, atrakcyjność raportu badawczego jest zawsze jego twórca.
Można powiedzieć, pół żartem, pół serio, że nie ma złych odbiorców raportów UX, są tylko niezrozumiałe, mętne, skomplikowane, chaotyczne, nudne, przegadane lub zbyt lapidarne raporty badawcze.
Co zatem należy zrobić, by raport z badań UX uczynić przystępnym i atrakcyjnym dla jego zróżnicowanych odbiorców?
Przede wszystkim konieczne jest uwzględnienie trzech czynników:
- odbiorców
- dostępnego czasu
- zakresu udziału badacza w projekcie.
Odbiorcy mają różne kompetencje, są zaznajomieni z projektem w różnym stopniu, reprezentują także różne interesy oraz mają różne cele, tym samym do wyników badań mają bardzo różny stosunek. Mają zdecydowanie różniące się oczekiwania.
Czas jest ważną zmienną, bowiem jego dostępność pozwala na dopracowywanie prezentacji wyników badań pod kątem wizualnym, co zawsze zwiększa atrakcyjność, ale jednocześnie jest czaso- i pracochłonne.
Im w mniejszym stopniu badacz uczestniczy w badaniu, projekcie, tym raport powinien być bardziej komunikatywny i zrozumiały.
Komunikatywność, swoista oczywistość sprawi, że nie będzie “martwym” dokumentem, domagającym się “tłumacza”.
Będzie za to dokumentem, który nie będzie wymagał dodatkowych objaśnień ze strony jego twórcy. Będzie mógł być czytany, używany bez konieczności konsultacji.
Funkcje raportu badań UX
Jak pisaliśmy wyżej raport badawczy jest narzędziem.
Jest przy tym narzędziem o szczególnej roli, bowiem jest adresowany do różnych odbiorców, w związku z czym musi zaspokajać różnorakie potrzeby i odpowiedzieć na różnorodne sposoby jego wykorzystywania.
Najważniejszą funkcją raportu badawczego jest:
- dokumentowanie danych, wniosków, wyników, analiz, interpretacji
- dokumentowanie metod, technik, narzędzi
- klarowne, zrozumiałe przekazywanie informacji, wyjaśnianie wyników
- prezentowanie danych, informacji, wniosków w sposób atrakcyjny (najczęściej wizualno-tekstowy)
- konwertowanie wyników w wiedzę - a więc nadawanie danym znaczenia.
Bez względu na rodzaj odbiorcy raportu z badań UX, jego najważniejszą funkcją jest dostarczać wiedzy oraz argumentów, które będą użyteczne w procesie decyzyjnym.
Warto także pamiętać, że raport badawczy powinien być użyteczny w krótkiej i długiej perspektywie czasowej.
Badania - także badania UX - mają charakter kumulatywny i historyczne raporty badawcze stanowią cenne źródło wiedzy oraz inspiracji.
Dostarczają także wskazówek (nie zawsze wyrażonych wprost) w kwestiach organizacyjnych, związanych ze specyfiką respondentów, wyzwaniami, jakie badania narzucają badaczom UX.
Ponadto, raport badawczy powinien pomagać w empatyzowaniu, rozumieniu użytkowników. Powinien pozwalać uzyskiwać wgląd w potrzeby i motywacje różnorodnym zespołom, nie tylko projektowym (zespół UX/UI Design).
Raporty z badań UX pozwalają badaczom:
- przekazać wyniki, wnioski w sposób i w formie łatwej do zrozumienia przez osoby o niskich lub zerowych kompetencjach badawczych
- zakomunikowania nowych problemów badawczych, nowych obszarów problemowych, które powinny znaleźć zrozumienie interesariuszy
- stworzenia listy rekomendacji
- skrótowo, szybko komunikować wyniki, co ma szczególne znaczenie w iteracyjnym modelu tworzenia produktów cyfrowych
- gromadzić użyteczną wiedzę, którą można wykorzystać w przyszłości
- doskonalić sposób komunikowania się z interesariuszami.
Raporty badawcze dla projektantów UX/UI, właścicieli biznesów, pracowników poszczególnych działów powinny być przede wszystkim użyteczne.
Powinny wnosić wartość do ich pracy i powinny czynić ją prostszą - w mniejszym lub większym zakresie.
Warto jednak pamiętać, że raportów z badań UX nie należy sprowadzać tylko i wyłącznie do wniosków.
O szerszym kontekście funkcji raportów przypomina Autumn Gilbert w artykule pt. “Quality reporting is the key to realizing the full ROI of actionable UX research”.
Gilbert wprost pisze, że raportowanie jest czymś więcej niż tylko zestawieniem wyników.
Raportowanie także:
- zdaje sprawę z uwarunkowań kontekstu, przeszkód, barier, wszelkich sytuacji nieprzewidzianych, które, gdy są opisane stanowią cenne źródło wiedzy dla badaczy w przyszłości
- pozwala tworzyć charakterystyki danych grup respondentów - opisać wyzwania, jakim musi sprostać badacz
- daje jasną odpowiedź na kluczowe pytanie - Dlaczego?
- dostarcza wniosków, które nie mogą jednak zastąpić procesu decyzyjnego, choć stanowią jego istotny element.
Cechy użytecznego raportu badawczego
W standardowym raporcie badawczym znajdziemy niemal zawsze stałe elementy, takie jak:
- Streszczenie. podsumowanie (Executive Summary)
- Opisy metod, technik, narzędzi
- Opisy i charakterystykę respondentów
- Prezentację wyników
- Dyskusję wyników
- Kluczowe wnioski
- Załączniki
- Spisy Literatury.
Istnieje także o wiele bardziej lapidarna formuła raportu UX, zgodnie z którą zawiera on tylko trzy główne elementy, mianowicie:
- Przegląd badań
- Wyniki
- Dalsze kroki.
Przy czym zawartość poszczególnych części jest tyleż zależna od konwencji, co od umiejętności badacza do prezentowania badania w sposób atrakcyjny.
Z pewnością to, jaką raport przyjmie formę (np. slide`owej prezentacji, pliku w formacie .PDF), jakimi rodzajami komunikatów zostanie wypełniony (słowymi, graficznymi, animowanymi, fotograficznymi, audiowizualnymi), w jaki sposób zostaną te komunikaty zaprezentowane przesądza o wszystkim.
W atrakcyjnym raporcie z badań UX nie powinno zabraknąć:
- ilustracji
- wizualizacji danych
- przykładów, cytatów
- wyjaśnień
- definicji
- diagramów
- tabel
- wykresów, modeli, graficznych reprezentacji mechanizmów, procesów
- podpowiedzi oraz odnośników do źródeł (np. innych badań z danego obszaru badawczego, z danej problematyki).
Warto jednak pamiętać, że różni interesariusze mają różne oczekiwania i preferencje.
W każdej organizacji znajdziemy fanów twardych danych liczbowych, wykresów, słupków oraz osoby, do których bardziej przemawiają wnioski, jakie można wyciągnąć patrząc na owe cyfry, słupki, wykresy.
“Humanizowanie” danych ilościowych oraz “ukonkretnianie” danych jakościowych jest zawsze dobrze widziane.
Dane ilościowe bardzo często wydają się suche, pozbawione emocji, natomiast dane jakościowe z kolei są postrzegane jako niewymierne, w niewielkim stopniu uznawane są za poglądowe.
Tworząc raport badawczy UX należy zadbać o jego:
- przejrzystość, klarowność, logiczność
- czytelność oraz skanowalność
- treściwość, merytoryczność
- zrozumiałość, komunikatywność, którym służą wszelkiego rodzaju legendy, przypisy, objaśnienia, podpowiedzi
- kompletność - raport powinien zawierać wszelkie informacje konieczne do sprawdzenia poprawności wykonanego badania pod względem metodologicznym oraz do replikacji badań, powinien także w sposób jednoznaczny separować dane od ich interpretacji, informacje, wyniki od ich analiz
- autokrytyczność - raport powinien zaznajamiać z pełnym spektrum wyników, z tym, co udało się zbadać oraz z tym, czego w toku badania nie udało się zbadać, wszelkie przemilczenia, niedopowiedzenia są niewskazane.
Warto także pamiętać, że raport nie dla wszystkich będzie równie ważny jako całość. W praktyce zwykle bywa tak, że poszczególni interesariusze przyswajają sobie treść raportów w różnym stopniu.
Czytanie raportów od deski do deski jest raczej pobożnym życzeniem niż realną praktyką, z jaką mamy do czynienia w firmach.
Przy czym, nie ma co się obrażać na rzeczywistość, koleżanki i kolegów, znacznie sensowniej jest ułatwić im życie i wyraźnie dzielić raport na części, rozdziały, fragmenty, które są istotne dla poszczególnych grup odbiorczych.
Warto także kluczowe informacje powtarzać w formie skondensowanej niż odsyłać do zapoznawania się z całymi passusami.
Zadbanie o dostępność informacji powinna realizować się także w dbałości o czytelność raportów na różnych urządzeniach, w różnych formach prezentacji.
Na przykład na komputerach stacjonarnych i telefonach komórkowych, na ekranach i na ekranach rzutników, wideoprojektorów oraz - last but not least - w formie tradycyjnego wydruku na papierze.
Sposób udostępniania raportu także ma znaczenie i wpływa na to:
- ile osób dowie się o jego istnieniu
- ile osób się z nim zapozna
- ile osób będzie w stanie przyjąć, zapamiętać kluczowe informacje.
Stąd też należy zawsze problematyzować kanał i formę kolportowania i prezentowania raportu. A w tej kwestii mamy kilka dominujących sposobów.
Raport z badań UX może być:
- prezentowany bezpośrednio w formule face to face i/lub w sposób zdalny
- kolportowany bezpośrednio do odbiorcy (za pomocą skrzynki mailowej, wiadomości w komunikatorze) lub oferowany do pobrania z ogólnodostępnego lub wymagającego autoryzacji repozytorium.
W kwestii dostępności, skuteczności dystrybucji należy się kierować zasadą rozwiązań najprostszych, jednocześnie najbardziej wygodnych, naturalnych dla odbiorców raportu.
Kolejnym istotnym elementem, który stanowi o skuteczności komunikacyjnej raportu jest jego długość.
Co do zasady, raport badawczy UX nie powinien być:
- za długi, rozwlekły, przegadany
- za krótki, niezrozumiały tym samym, zbyt hermetyczny.
Wydaje się, że mówimy o kwadraturze koła. I tak, i nie. Wszystko zależy… Od doświadczenia osoby piszącej raport oraz od znajomości potrzeb, oczekiwań, przyzwyczajeń odbiorców raportu.
Raport jest użyteczny nie per se, ale zawsze dla kogoś, w bardzo szczególnym momencie rozwoju projektu, firmy, zespołów. Ma odpowiadać na pytania, które są ważne dla jego odbiorców.
Zbyt długi raport może okazać się zniechęcający i łatwo w nim zagubić meritum. Poziom drobiazgowości powinien być zawsze funkcją użyteczności informacji.
Priorytetyzowanie informacji ma ogromne znaczenie, bowiem pozwala pisać raport z myślą o odbiorcach, którzy nie tyle mają swoją wiedzę poszerzyć, co móc z nowej wiedzy zrobić użytek. Wykonać dzięki niej swoje zadania.
W kwestii długości raportu warto posłuchać rad cytowanych powyżej autorek - Igi Mościchowskiej i Barbary Rogoś-Turek, które jasno stwierdzają, że najważniejszą kwestią jest to, by raport był treściwy, zgrabnie napisany, na temat, przyjazny w odbiorze i adekwatny do potrzeb odbiorców.
Dostępność raportów z badań UX odnosi się także do ich językowej przystępności i zrozumiałości. Żargon z jednej strony, język potoczny, nadto poetycki z drugiej nie służą pozyskaniu uwagi i zrozumieniu treści.
Standardowa struktura raportu badawczego
Zacznijmy od oczywistej oczywistości. Nie ma jednego wzorca, modelu, sposobu pisania raportu badawczego.
Istnieją stałe komponenty, ale ich konfiguracja, zakres, zawartość jest w dużej mierze podyktowana charakterem badań, oczekiwaniami interesariuszy, osobistymi preferencjami badacza.
W najbardziej okrojonej wersji, która w wielu sytuacjach jest użyteczna oraz wskazana, raport może się składać z trzech części:
- Przeglądu badania (Study Overview)
- Wyników badania (Research Findings)
- Następnych kroków (Next Steps).
Właśnie taki model omówiony został w artykule pt. “Writing a user research report: tips and template slides.”.
Przegląd badania, wprowadzenie jest częścią, w której autor raportu opisuje, wyjaśnia:
- co zostało zbadane
- dlaczego zostało zbadane
- z jakim skutkiem zostało zbadane.
W Przeglądzie należy opisać, wyjaśnić tło badań, zakres badań, metodologię oraz charakterystykę badanych.
W części poświęconej wynikom badania osoba raportująca zapoznaje interesariuszy z nowymi danymi, informacjami, wiedzą, którą udało się zdobyć dzięki badaniu.
Sekcja Kolejne kroki jest używana do formułowania rekomendacji (projektowych, biznesowych, badawczych, technologicznych).
Oczywiście, rekomendacje formułowane przez badacza siłą rzeczy muszą mieć bardzo ogólny charakter i stanowią raczej zbiór pomysłów, niż zestaw konkretnych rozwiązań gotowych do wdrożenia.
Dobre praktyki w przygotowywaniu raportów badawczych UX
Bodaj jedną z najważniejszych rekomendacji, jaką można sformułować w kwestii tworzenia raportów z badania UX jest dogłębne poznanie odbiorców raportu.
Pisaliśmy już o tym powyżej, ale tej uwagi nigdy dość powtarzać. Raport z badań jest narzędziem, ma być użyteczny dla jego odbiorców, ma stanowić dla nich wartość, nie może być tylko dokumentem.
By takim się stał, musi wychodzić naprzeciw potrzebom, oczekiwaniom, doświadczeniom odbiorców.
Dlatego zebranie wszystkich wymagań jest bardzo wskazane i użyteczne. Można je zebrać za pomocą wywiadów z interesariuszami.
Poznanie wszystkich oczekiwań pozwala określić także części wspólne oraz te obszary potrzeb, które są specyficzne dla danej grupy.
Dzięki takiemu podejściu możliwe jest stworzenie raportu o wiele bardziej trafnego i pożądanego.
Wywiady pozwalają także poznać preferencje w kwestii:
- preferowanego języka
- tego, co w szczególności powinno zostać poddane analizie (np. analiza ilościowa)
- proporcji między tekstem a elementami wizualnymi
- preferencji w sposobie prezentacji danych, jak również raportu jako całości
- długości, formy, sposobu dostarczania raportu.
Język powinien być możliwie prosty i komunikatywny, podobne należy prezentować pojęcia teoretyczne, terminy techniczne, metody, narzędzia, techniki.
Od tego w dużej mierze zależy jego efektywność, możliwość fortunnego wykonania zadania (np. przez UX/UI Design).
Przystępność, poglądowość, zrozumiałość, w dobrym tego słowa znaczeniu prostota powinny być kardynalnymi zasadami, których badacz przestrzega pisząc raport.
Zawsze trzeba mieć na uwadze różnice w kompetencjach, wiedzy oraz preferencjach interesariuszy. Prezentując dane należy je wyjaśniać, nadawać im sens oraz wskazywać ich znaczenie (np. projektowe, biznesowe, rynkowe).
Formułując rekomendacje - a badanie także temu celowi służy - należy unikać wygłaszania opinii. Zdecydowanie lepszym pomysłem jest sformułowanie praktycznych rekomendacji.
Rekomendacje powinny odpowiadać na pytanie - Co możemy zrobić? Nie powinny natomiast stanowić odpowiedzi na pytanie - Dlaczego nie powinniśmy tego zrobić?
Jak przygotować raport badawczy UX? Podsumowanie artykułu.
- Badanie i stworzony po jego zakończeniu raport UX powinien być maksymalnie użytecznym narzędziem pracy. Raporty badawcze powinny być przede wszystkim użyteczne dla różnych interesariuszy.
- Pisząc raport należy myśleć "jego użytkownikami". Wprowadzenie, opisane metody, proces, kontekst przeprowadzenia badania, opis respondentów mają na celu nie tyle zdanie sprawy ze wszystkich problemów, co zakomunikowanie tylko tych, które mają znaczenie praktyczne.
- Sposób prezentowania, komunikowania wyników badania (w formie danych, informacji, wniosków, analiz, wiedzy) jest niezwykle istotny z punktu widzenia użyteczności raportu badawczego.
- Istotnym punktem odniesienia raportu badawczego UX są jego czytelnicy, odbiorcy. Ten cel nigdy nie powinien być pomijany w trakcie przygotowywania raportu.
- Badacz przygotowujący raport z badań jest zawsze odpowiedzialny za jego komunikatywność, zrozumiałość, przystępność, atrakcyjność.
- Raport UX musi zaspokajać różnorakie potrzeby i odpowiedzieć na różnorodne sposoby jego wykorzystywania.
- Kluczowymi kwestiami w skuteczności raportów UX jest ich forma, treść, sposób prezentacji danych, wiedzy, wyników, sposób kolportowania raportu.
- Tworząc raport z badań nie można zapominać, że jego odbiorcy mają różne oczekiwania i potrzeby i reprezentują rożne grupy i kategorie.
- Kluczową cechą raportu z badań jest jego dostępność, która wyrażać się powinna w dostępności fizycznej, poznawczej, technologicznej, językowej.
- W kwestii dostępności, skuteczności dystrybucji należy się kierować zasadą rozwiązań najprostszych, jednocześnie najbardziej wygodnych, naturalnych dla odbiorców raportu.
- Priorytetyzowanie informacji pozwala pisać raport z myślą o odbiorcach, którzy z nowej wiedzy będą mogli zrobić użytek.
- Dostępność raportów z badań UX odnosi się także do ich językowej przystępności i zrozumiałości. Żargon i język potoczny są równie niewskazane.
- Poznanie potrzeb i oczekiwań interesariuszy pozwala określić części wspólne oraz te obszary potrzeb, które są specyficzne dla danej grupy.
- Przystępność, poglądowość, zrozumiałość, w dobrym tego słowa znaczeniu prostota powinny być kardynalnymi zasadami, których badacz przestrzega pisząc raport.
- Rekomendacje powinny odpowiadać na pytanie - Co możemy zrobić? Nie powinny natomiast stanowić odpowiedzi na pytanie - Dlaczego nie powinniśmy tego zrobić?
