Wydajność, płynność, harmonijność, bezkonfliktowość współpracy między członkami zespołów i między zespołami to cel, który retrospektywa Scrum pozwala urzeczywistnić.
Nadrzędną ideą Scrumu jest doskonalenie się, w szczególności chodzi o samodoskonalenie w oparciu o zdobyte doświadczenia w czasie realizacji projektów.
Scrum - mówiąc znów nieco kolokwialnie - polega na pochyleniu się nad sukcesami, porażkami, na autorefleksji, która pozwala dostrzec elementy, które warto, które można udoskonalić.
Scrum stanowi narzędzie, które pozwala radzić sobie z problemami. Celem jest nie tylko zwiększenie produktywności, wydajności, harmonii, ale przede wszystkim uzyskanie najwyższej jakości, wartości tworzonego produktu cyfrowego.
Scrum najczęściej kojarzony jest z zespołami developerskimi, ale dzięki swojej uniwersalności może być stosowany w zespołach projektowych.
A właściwie we wszelkich zespołach, w których efekt pracy jest zależny od pracy poszczególnych członków grupy, współpracy między nimi oraz współpracy zewnętrznej, między zespołami.
Scrum to swoiste ramy zarządzania projektami, które opisują zbiór spotkań, narzędzi oraz ról.
Ich połączenie, synchronizowanie pozwala zespołom strukturyzować pracę oraz zarządzać projektami, zadaniami.
Retrospektywa Scrum (synonim: retrospekcja Scrum) to pojęcie, które gdy mowa o Scrumie pojawić się nie może, jest integralnym, bardzo ważnym elementem procesu.
Co to jest retrospektywa Scrum? O co chodzi w retro?
Dlaczego jest to tak ważny element i jakie korzyści odnosi organizacja, która nie lekceważy retrospektyw Scrumowych?
Anonsując bardziej szczegółowe odpowiedzi, warto zauważyć, że wartość zespołu można mierzyć także umiejętnością ciągłego rozwoju, doskonalenia się.
Rozwój i doskonalenie się nie będą jednak możliwe bez momentu, w którym zespół przygląda się samemu sobie, podsumowuje swoje działania, zastanawia się nad pracą, jaką wykonał oraz jaką ma jeszcze do wykonania.
Momentami tymi są retrospektywy Scrum, o których przeczytacie w poniższym artykule.
Serdecznie zapraszamy!
Chcesz stworzyć lub ulepszyć swój produkt?
Retrospektywa Scrum - co to jest?
Jak wynika z wyników badań opublikowanych w artykule pt. “Do team and individual debriefs enhance performance? A meta-analysis” zespoły, które regularnie, sumiennie przeprowadzają retrospektywy scrumowe są o około 25% skuteczniejsze.
25-procentowa różnica to naprawdę nie jest kwestia przypadku i na pewno nie jest to różnica kosmetyczna, którą można, bez poczucia straty szans i możliwości, zignorować.
Tym bardziej, że clue metodologii zwinnych stanowi szybka i skuteczna adaptacja do zmian.
Zdolność adaptacyjna zespołów jest możliwa dzięki zastosowaniu częstych, ale przede wszystkim regularnych pętli sprzężenia zwrotnego. I właśnie temu - z grubsza rzecz biorąc - służy retrospektywa sprintu, retrospektywa scrumowa.
Przypomnijmy raz jeszcze - retrospektywa Scrum polega na samodoskonaleniu, na podsumowaniu, analizie, krytycznym oglądzie, dostrzeganiu problemów.
Lub mówiąc metaforycznie retrospektywa Scrum polega na zadawaniu odpowiednich pytań oraz formułowaniu dla nich adekwatnych odpowiedzi.
Retrospektywa Scrum to moment, którego głównym celem jest wypracowanie środków oraz metod, które pozwolą uzyskać lepsze wyniki, które pozwolą usprawnić procesy, działania, narzędzia.
Podstawowe założenie retrospektywy scrumowej brzmi następująco: przepływ pracy zawsze może być lepszy, dlatego warto poświęcić czas, energię na podsumowanie po zakończeniu sprintu.
Wejście w nowy sprint bez z znalezienia czasu oraz woli na retrospektywę skazuje zespół na ewentualne powtórzenie problemów.
Dzięki retrospektywie każdy kolejny sprint - w założeniu i w praktyce - będzie przebiegał w sposób bardziej:
- wydajny
- płynny
- bezkonfliktowy
- sprawny
- racjonalny
- planowy
- terminowy
- harmonijny
- przyjemny.
Warto przy tym pamiętać, że retrospektywa to stosunkowo niedroga, szybka, relatywnie łatwa do wdrożenia “metoda”, mająca na celu zwiększenie wydajności, poprawę atmosfery pracy, relacji, komunikacji.
Retrospektywa Scrum to rodzaj spotkania, które jest organizowane przez Scrum Mastera tuż po zakończeniu sprintu, a które ma na celu:
- zebranie wszystkich najważniejszych interesariuszy
- zebranie feedbacku od zespołu - zarówno obserwacji, opinii, ocen, uwag, sugestii pozytywnych i negatywnych
- zebranie danych
- omówienie danych oraz feedbacków
- przygotowanie planu optymalizacji działań, który zostanie wdrożony w kolejnym sprincie.
Warto przy tym zaakcentować, że przysłowiowe “minusy” są równie istotne jak “plusy”.
Celem bowiem jest pełna samoświadomość zespołów - ich mocnych stron i tych wymagających korekty, udoskonalenia.
Stąd też retrospektywa Scrum powinna odpowiadać na pytania:
- co poszło dobrze i nie wymaga poprawy?
- co poszło względnie dobrze i wymaga poprawy?
- co poszło źle i dlaczego oraz jak można to poprawić?
- które z problemów są najbardziej “palące” i wymagają zmiany już w kolejnym sprincie?
- które z problemów nie są na tyle palące, by konieczne było ich rozwiązanie w trybie - As soon as possible.
Priorytetyzowanie problemów jest niezwykle ważne, bowiem jak łatwo się domyślić, wszystkich kwestii, które mogą się pojawić nie sposób jednocześnie naprawić, poprawić, rozwiązać.
Stąd też rangowanie jest niezbędne.
Retrospektywa Scrum zazwyczaj jest przeprowadzana w określonej jednostce czasu, którą określa Scrum Master, kierując się zasadą proporcji. Im dłuższy był sprint, tym dłuższa będzie retrospektywa.
Siłą rzeczy długość sprintu powoduje większą ilość danych, procesów, działań, interakcji, efektów do podsumowania, ocenienia oraz omówienia.
Czas na podsumowanie oraz wyznaczenie korekty powinien być optymalny.
Nie może być zbyt krótki, bowiem wtedy istnieje ryzyko pominięcia problemów lub zbyt płytkiego ich potraktowania. Z kolei zbyt długie retro może rodzić reakcje zniechęcenia.
Istotnym elementem jest także atmosfera, jaka powinna panować w czasie spotkania.
Wszyscy interesariusze powinni czuć się bezpiecznie. Retrospektywa Scrum nie jest narzędziem oceniania, dyscyplinowania, tylko czasem wglądu, zrozumienia oraz adaptacji.
Służyć ma wspieraniu, motywowaniu, zaangażowaniu, integrowaniu.
Jak piszą autorzy artykułu pt. “Agile Retrospectives“, opublikowanego na blogu Atlassian:
“Retrospektywa powinna być pozytywnym, energetyzującym doświadczeniem dla zespołu. Powinna pomagać członkom zespołu dzielić się ważnymi opiniami, pozbyć się frustracji i wspólnie wypracować rozwiązania”.
Ponadto, retrospektywa Scrum jest także korzystna dla facylitatorów, którzy dzięki niej mają okazję lepiej, głębiej zrozumieć jak zespół:
- pracuje
- z jakimi wyzwaniami się mierzy
- reaguje na wyzwania, sukcesy, porażki, motywatory i demotywatory
- współpracuje wewnątrz oraz na zewnątrz
- komunikuje się
- postrzega swoje potencjały, zasoby
- wyznacza sobie cele i dzieli je na zadania.
Facylitatorem tradycyjnie jest Scrum Master lub właściciel produktu. Dobrą i jednocześnie rekomendowaną praktyką jest rotowanie tej roli w całym zespole.
W sensie czysto praktycznym, listy kwestii, które “działały”, “wymagają poprawy” można tworzyć w dedykowanym narzędziu (np. Atlassian Confluence, Retrium, MindMeister, RetroTime) lub w bardziej tradycyjny sposób, za pomocą karteczek samoprzylepnych (Sticky Notes).
Listy należy porządkować, kierując się - wspomnianą wyżej - zasadą istotności, ważności, niezwłoczności.
Analizując poszczególne pozycje z listy warto pamiętać, by w mniejszym stopniu poświęcać uwagę ludziom, a w większym wynikom.
Bardzo istotnym elementem retrospektywy Scrum jest plan działania (Action Plan), który powinien być wdrażany przez konkretnie zdefiniowanego “właściciela”, w sposób bardzo konsekwentny.
Scrum retrospektywa - korzyści
Wspomniane powyżej korzyści w postaci 25% wzrostu wydajności mogą się przełożyć, jak zapewniają autorzy artykułu pt. “To 10x Your Profits Start With Retrospectives”, na zwielokrotnienie zysków.
Czy będzie to dziesięciokrotność, czy innego rzędu krotność, zależy od wielu czynników, także strukturalnych, rynkowych, ale jedno jest pewne, że są to korzyści realne i możliwe do uzyskania.
Jakie jeszcze korzyści może osiągnąć organizacja, która korzysta z metodyk zwinnych i która retrospektywy sprintu traktuje jako ważne narzędzie organizacji pracy, zarządzania zespołami i projektami, uzyskiwania przewag rynkowych?
Warto pamiętać, że to, co wpływa na zespół wpływa jednocześnie na produkt cyfrowy nad którym zespół pracuje.
Narzędzia, konteksty, procesy, metody mają swoje odzwierciedlenie w produkcie, nie tylko w jego doskonałości, ale także w czasie, jaki był konieczny na jego wytworzenie.
Retrospektywy Scrum przeprowadzane na koniec każdego sprintu zapewniają:
- kontrolę nad problemami
- zarządzanie problemami
- ciągłość świadomości problemów
- samoświadomość, która przekłada się na pewność z jednej strony, a z drugiej na motywację
- definicje celów oraz środków
- świadomość zaawansowania projektu oraz jego złożoności
- i - last but not least - uwspólnienie perspektywy dla wszystkich członków zespołu.
Do podstawowych korzyści retrospektyw Scrum należy:
- zwiększenie zaangażowania członków zespołu w projekt
- większa klarowność, transparentność w kwestii procesów, ról, decyzji, celów, działań, pożądanych metod
- zwiększenie zaufania względem zespołu oraz członków zespołu względem siebie
- bezpieczeństwo komunikowania problemów
- poprawa komunikacji oraz wzajemnego rozumienia się
- lepsza atmosfera pracy
- redukcja stresów, napięć, nieporozumień, niejasnych sytuacji
- minimalizowanie ryzyka fiaska w różnych zakresach oraz horyzontach
- kumulowanie zysków oraz redukowanie kosztów
- kumulowanie wiedzy, doświadczeń, know-how
- wymiana informacji między interesariuszami, którzy nie mają okazji do takich działań na co dzień
- kontrola czasu, budżetu, procesów
- zarządzenie ryzykiem.
Retrospektywy Scrum, w każdym projekcie, w szczególności dużym i bardzo złożonym, odgrywają podstawową rolę jako kamienie milowe (Milestones).
Jak przeprowadzić retrospektywę?
Retrospektywa Scrum może wydawać się działaniem nużącym, rutynowym, a dla niektórych nawet zbędnym, które niewiele wnosi do sposobu funkcjonowania organizacji.
Jest to podejście szkodliwe i niewarte naśladowania.
Oczywiście prawdą jest, że skuteczność retrospektyw scrumowej jest w dużym stopniu uzależniona od nastawienia do niej Scrum Mastera, członków zespołu oraz pozostałych interesariuszy.
Sprawą kluczową jest także sposób w jaki jest ona przeprowadzana, czy w jej trakcie są wykorzystywane techniki usprawniające przebieg wydarzenia oraz wspierające proces zbierania feedbacku oraz jego oceniania.
By spełniały swoją rolę, retrospektywy Scrum nie mogą być traktowane jako:
- luźne spotkania - przerywniki w pracy
- jako konieczność - spotkanie, które należy odbyć, ale w które nie warto się angażować
- fora wymiany pretensji, oskarżeń
- spotkania służące piętnowaniu, ocenianiu, rozliczaniu, rywalizowaniu.
Retrospektywy powinny być prowadzone według przyjętej agendy, najlepiej opartej na przewidywalnej, powtarzalnej strukturze, która powinna obejmować:
- otwarcie retrospektywy - zdefiniowanie celów
- etap zbierania danych
- etap zbierania spostrzeżeń, uwag, sugestii
- etap planowania działań
- zamknięcie retrospektywy.
Istnieje wiele technik, metod przeprowadzania retrospektyw Scrum, a ich wspólnym mianownikiem jest uatrakcyjnienie spotkania, uczynienie spotkania bardziej efektywnym, zaktywizowanie uczestników, zwiększenie zaangażowania.
Do najczęściej wykorzystywanych w retrospektywie Scrum metod, technik, podejść należy:
- Start, Stop, Continue Retrospective - w której każdy członek zespołu określa, co zespół powinien zacząć robić, co powinien przestać robić oraz, co powinien kontynuować
- Surprised Worried Inspired Retrospective - która pozwala na jednoczesne skupienia uwagi na przeszłości i przyszłości oraz która pozwala określić kwestie, które budziły zdziwienie, zmartwienie oraz natchnienie
- Hands on Deck Retrospective - w której zespół wchodzi w rolę załogi statku i stara się dowiedzieć, jakie części pracy w danej roli są postrzegane jako lubiane, a jakie jako nielubiane, obciążające
- Hero’s Journey Retrospective - która pozwala projektować przyszłość zespołu, wyznaczać cele długoterminowe, zwiększać lojalność, spójność grupy
- Original 4 Retrospective - która pozwala określić oraz zrozumieć mocne i słabe strony członków zespołu oraz zespołu jako takiego
- Hopes and Fears Retrospective - pozwala członkom zespołów podzielić się swoimi nadziejami oraz obawami przed kolejnym sprintem
- Speed Car Retrospective - pozwala skupić uwagę przede wszystkim na elementach, które pozwolą zespołowi pracować szybciej i wydajniej w przyszłości
- SWOT Retrospective - pozwala wskazać mocne i słabe strony zespołu oraz określić szanse i zagrożenia projektu
- Hot Air Balloon Retrospective - pozwala wskazać, namierzyć rzeczy, które spowalniają pracę zespołu oraz takie, które ją przyspieszają
- T-Shirt Sizing Scale - pozwala oszacować oraz planować wydajność, umożliwia jednocześnie śledzenie, ile czasu i nakładu pracy zajmie wykonanie danego zadania
- Glad Sad Mad Retrospective - pozwala poprawić morale zespołu oraz wskazać, co było w sprincie smutne, szalone, budzące zadowolenie
- Mountain Climber Retrospective - pozwala zmienić perspektywę i spojrzeć na projekt z dystansu, określić różne aspekty projektu jako wspinaczki
- Three Little Pigs Retrospective - pozwala sobie wyobrazić projekt jako jeden z trzech domków z opowieści o trzech świnkach i tym samym określić, co jest solidne, co może się w każdej chwili zawalić, co wymaga poprawy
- Working & Stuck - pozwala określić, co działa (choć niekoniecznie idealnie), a co nie działa w projekcie, pracy.
Skuteczność retrospektywy Scrum zależna jest nie tylko od konkretnej techniki, ale także od podejścia.
Nastawienie, jakie towarzyszy członkom zespołu w czasie realizacji zadań oraz retrospektywy jest kluczowe.
W szczególności w czasie retrospektywy należy:
- zachować pewien margines wyrozumiałości, tolerancji - innymi słowy nie należy być zbyt krytycznym i surowym
- optymalnie podchodzić do liczby rzeczy, które wymagają zmiany - lepiej zmienić jedną, dwie rzeczy w sposób zadowalający niż wprowadzać zmiany masowo, co sprzyja poczuciu chaosu, zwiększa stres
- mieć świadomość, że motywacja musi być dozowana przez cały czas trwania projektu i że jest zasobem wyczerpywalnym i trudno odnawialnym
- dążyć do rozwiązywania problemów, konfliktów w sposób bezstronny i pozbawiony osobistych motywacji
- zachować wzajemny szacunek, zrozumienie, zaufanie
- nastawiać się na współpracę, kooperację, eliminować rywalizację, konkurencję
- świętować porażki - błędy, kolapsy są źródłem wiedzy oraz są niezwykle pouczające.
Retro Scrum. Podsumowanie artykułu
- Celem retrospektywy Scrum jest zwiększenie wydajności, płynności, harmonijności, bezkonfliktowości współpracy między członkami zespołów i między zespołami.
- Scrum najczęściej kojarzony jest z zespołami developerskimi, ale dzięki swojej uniwersalności może być stosowany w zespołach projektowych.
- Rozwój i doskonalenie się zespołów wymaga zatrzymania się i poświęcenia czasu na samoocenę.
- W retrospektywie Scrum zespół developerski podsumowuje działania po ostatnim sprincie, zastanawia się nad pracą, jaką wykonał oraz jaką ma jeszcze do wykonania.
- Zdolność adaptacyjna całego zespołu jest możliwa dzięki zastosowaniu regularnych pętli sprzężenia zwrotnego.
- Retrospektywa Scrum to moment, którego głównym celem jest wypracowanie środków oraz metod, które pozwolą usprawnić procesy, działania, narzędzia.
- Przepływ pracy zawsze może być lepszy, dlatego warto poświęcić czas, energię na podsumowanie po zakończeniu sprintu.
- Retrospektywa Scrum zazwyczaj jest przeprowadzana w określonej jednostce czasu, którą określa Scrum Master, kierując się zasadą proporcji.
- Retrospektywa Scrum nie jest narzędziem oceniania, dyscyplinowania, tylko czasem wglądu, zrozumienia oraz adaptacji. Jest sposobem przeprowadzenia inspekcji swoich działań, podsumowania pracy zespołu scrumowego, opracowania planu usprawnień, zarządzania członkami zespołu scrumowego.
- Rolą Scrum Mastera, bardzo istotnym elementem retrospektywy Scrum jest plan działania (Action Plan).
- Retrospektywy Scrum odgrywają rolę kamieni milowych (Milestones).
- Skuteczność retrospektywy (także w formule daily scrum) jest w dużym stopniu uzależniona od nastawienia wszystkich interesariuszy.
- Istnieje wiele technik, metod przeprowadzania retrospektyw Scrum, a ich wspólnym mianownikiem jest uatrakcyjnienie spotkania, uczynienie go bardziej efektywnym.
