Pisaliśmy już o Agile, Scrum, Sprincie, retrospektywie Sprintu, planowaniu Sprintu, nadszedł zatem czas, by napisać o Scrum Groomingu.
Czyli o pielęgnowaniu, oczyszczaniu zaległości (Backlog Grooming), stosowanym w zwinnym rozwoju produktów cyfrowych.
Grooming w metodykach zwinnych pełni ważną funkcję. Z pewnością jest w dużym stopniu odpowiedzialny za wydajność pracy, jej płynność, efektywność, ale ma jednocześnie znaczny wpływ na atmosferę, jaka panuje w zespole.
Istotą zwinnego zarządzania projektami jest dążenie do ustawicznej nauki, doskonalenia się zespołu.
By nieustannie się doskonalić zespół musi nie tylko spełniać wymagania, ale także elastycznie reagować na zmiany. I co jeszcze ważniejsze, musi odpowiednio planować przebieg projektu.
Podział dużych projektów na Sprinty sprawia, że niezwykle istotną kwestią staje się odpowiednie zarządzanie także zaległościami w pracy, które siłą rzeczy pojawić się muszą. Są po prostu nieodłącznym elementem metodyk zwinnych.
Pielęgnacja zaległości (Backlog Grooming), oczyszczanie zaległości (Backlog Refinement) to pojęcia bardzo często używane, gdy mowa o zaległościach w projekcie, zarządzaniu zaległościami, pracy z Backlogiem, priorytetyzowaniu zaległości.
Czym jest Backlog Grooming? Czy Backlog Refinement jest pojęciem synonimicznym? Czy należy je kojarzyć z innym zakresem prac, działań?
Co to jest pielęgnacja zaległości? Dlaczego warto zaległości pielęgnować i jakie korzyści zespół jest w stanie osiągnąć w czasie spotkań groomingowych?
Jeśli jesteście ciekawi, z czym należy kojarzyć Scrum Grooming, po co go stosować i jakie są najlepsze praktyki w zakresie pielęgnowania, oczyszczania zaległości koniecznie zapoznajcie się z poniższym artykułem.
Jak zawsze serdecznie zapraszamy do lektury!
Szukasz software house?
Co to jest Scrum Grooming, Backlog Grooming?
Scrum Grooming doczekał się kilku synonimów i czasami spotkania zespołu projektowego, mające na celu udoskonalenie, oczyszczenie, pielęgnowanie Backlogu funkcjonują pod nazwą Backlog Refinement, Backlog Estimation lub Story Time.
Zacznijmy od wyjaśnienia samego słowa grooming, które może być niezrozumiałe.
W języku angielskim słowo grooming ma szereg znaczeń, między innymi służy do określania dbałości o coś, o kogoś. Na polski tłumaczone jest najczęściej jako pielęgnacja.
W kontekście zarządzania projektami IT, zarządzania pracami z zakresu UX/UI również ten pierwotny sens jest istotny, bowiem taki stosunek do pracy, narzędzia, jakim jest Backlog jest naprawdę konieczny i korzystny.
No dobrze, ale co dokładnie oznacza pojęcie Scrum Grooming, Backlog Grooming?
Scrum Grooming, Backlog Grooming to regularne spotkania, których celem jest aktualizowanie, doskonalenie, dopracowywanie - lub mówiąc bardziej zgodnie z sensem lingwistycznym tych pojęć - pielęgnowanie Backlogu.
Zgodnie z inną definicją, pielęgnacja zaległości polega na dopracowywaniu User Story, optymalizowaniu elementów zaległości, dzieleniu dużych zadań na mniejsze zadania i nadawaniu im priorytetu.
Efektem tych prac jest wyznaczenie zakresu działań, które powinny być zrealizowane w kolejnym Sprincie lub w kolejnych Sprintach.
Przypomnijmy tylko, że Backlog Produktu (Product Backlog) jest niczym innym jak zorganizowaną, uporządkowaną, ustrukturowaną listą zadań, działań, funkcji, elementów, jakie muszą być wykonane, by można było stworzyć produkt cyfrowy zgodny z oczekiwaniami użytkowników i interesariuszy.
Z kolei Backlog Sprint, to lista działań, zadań, które są planowane do wykonania w danym Sprincie. Jest więc pojęciem węższym, które zawiera się w pojęciu Backlogu Produktu.
Pisząc jeszcze nieco innym językiem, Product Backlog to zbiór User Story, które oczekują na realizację, a którym nadano odpowiednie rangi i priorytety.
User Story pozwala zdefiniować, ukonkretnić oczekiwania, wymagania użytkownika względem danego fragmentu oprogramowania (np. danej funkcjonalności).
Choć Backlog może wydawać się strukturą sztywną i nie podlegającą zmianom w rzeczywistości podlega im nieustannie.
Jest determinowany choćby przez takie kwestie jak budżet, sytuacja rynkowa, zmieniające się oczekiwania samych użytkowników.
Dlaczego warto organizować spotkania Scrum Grooming?
Zespoły pracując w rytmie sprintowym są na tyle wydajne, efektywne, sprawne, szybkie, optymalne, wolne od błędów, na ile doskonałe są Backlogi, którymi się posługują.
Scrum Grooming służy właśnie do doskonalenia Backlogu i najczęściej spotkania groomingowe przyjmują formę regularną, stanowią stały element prowadzenia projektu w metodyce zwinnej.
Zwinne zarządzanie projektami ma, jako jeden ze swoich kluczowych celów, ciągłe doskonale się, które pozwala uzyskać wysoką jakość przez cały cykl trwania projektu.
Istotą tego podejścia, metodyki zwinnej jest dążenie do spełniania wymagań, elastyczność, development, głównie w sposobie reagowania na zmiany oraz bardzo konsekwentne, regularne planowanie pracy, jaką ma wykonać team.
Spotkania tego rodzaju mają na celu aktualizowanie, management Backlogu, który powinien być w pewnym sensie reprezentacją wiedzy oraz samoświadomości zespołu developerskiego, projektowego.
Podobnie jak w sesjach, spotkaniach Sprint Planningu, także w spotkaniach Backlog Groomingu zazwyczaj uczestniczą zespoły Scrumowe oraz Product Owner / Scrum Master.
Choć nie jest to ani normą, ani warunkiem koniecznym. Praktyka Scrum Groomingu w różnych organizacjach wygląda nader różnie.
Skład uczestników spotkania groomingowego w dużym stopniu jest determinowany charakterem projektu, kulturą panującą w danej organizacji oraz celami, jakie organizacja stawia sobie w danym projekcie oraz w swoim funkcjonowaniu jako takim.
Choć sesje groomingowe dalekie są od przypadkowości, to nie ma sztywnych reguł, które by określały ich przebieg, ich strukturę.
Celem spotkania groomingowego jest przede wszystkim:
- management - skrupulatne przejrzenie pozycji w zaległościach
- sprawdzenie, czy zaległości są aktualne, kompletne
- nadanie zaległościom rang, dokonanie priorytetyzacji pozycji znajdujących się w zaległościach.
Spotkania mające na celu pielęgnowanie Backlogu są bardzo korzystne dla sprawnego, adekwatnego Sprint Planningu.
Podsumowanie powyższych ustaleń niech stanowią uwagi poczynione w artykule pt. “Grooming your backlog”, który został opublikowany na blogu Atlassian.
Autorzy z Atlassian słusznie zauważają, że bardzo ważną częścią metodyk zwinnych jest regularne, skrupulatne przeglądanie zawartości zaległości.
Spotkania skupione na takim celu powinny być organizowane w szczególności przed rozpoczęciem jakiejkolwiek nowej pracy, czyli de facto przed rozpoczęciem nowego Sprintu. Przed rozpoczęciem nowego Sprintu konieczny jest “serwis” Backlogu Produktu.
Dostosowanie zaległości jest możliwe za pomocą:
- określenia, oszacowania, “upublicznienia” problemów
- oceny problemów
- opisu problemów, wpisania ich w szerszy kontekst, dzięki czemu będą mogły być zrozumiałe przez wszystkich interesariuszy.
Główne zalety Scrum Groomingu
Scrum Grooming, a więc jak powiedzieliśmy, aktualizowanie, pielęgnowanie, management rejestru i przygotowywanie jego elementów do nadchodzących Sprintów, wyznacza ramy działania, pozwala o wiele sprawniej i racjonalniej planować pracę.
Zarówno w sensie doraźnym (w perspektywie najbliższego Sprintu), jak również o wiele bardziej szeroko (w perspektywie całego przebiegu projektu).
Scrum Grooming polega w praktyce przede wszystkim na:
- wstępnym planowaniu
- przeglądzie elementów Backlogu
- dzieleniu dużych elementów projektów na możliwie najmniejsze elementy
- szacowaniu czasu realizacji poszczególnych zadań
- uwidacznianiu elementów zaległych
- usuwaniu elementów, które są albo przestarzałe, albo zbędne
- wprowadzaniu do Backlogu czytelnego porządku, “logiki”
- pogłębianiu perspektywy wszystkich członków zespołu
- dzieleniu się wiedzą, informacjami.
Efektem Scrum Groomingu powinno być przede wszystkim:
- zmniejszenie niepewności w zespole
- zwiększenie wydajności tworzenia produktu
- zidentyfikowanie zachodzących zależności w projekcie oraz w zespole
- oszacowanie ryzyk
- klarowne zdefiniowanie wymagań
- możliwość rozszerzania wymagań.
Spotkania mające na celu pielęgnowanie zaległości pozwalają także myśleć o projekcie w nieco bardziej strategiczny sposób.
Korzyścią płynącą z Scrum Groomingu jest przede wszystkim:
- doskonalsza organizacja pracy
- lepsze, bardziej optymalne planowanie prac
- minimalizacja ryzyk, wynikających z decyzji podjętych w oparciu o fałszywe przesłanki
- zwiększenie zaangażowania członków zespołu w projekt
- zwiększenie poczucia odpowiedzialności
- skonfrontowanie założeń z ich egzekucją
- zwiększenie, poprawa motywacji
- oszczędność czasu, pracy
- lepsza komunikacja w zespole.
Podsumowując: o ile spotkania Scrum Groomingowe są organizowane regularnie, o tyle pozwalają one lepiej kontrolować przebieg projektu, organizację zaległości i co najważniejsze pomagają zapobiec przekształceniu się zaległości w czarną dziurę.
Ile czasu należy poświęcić na pielęgnację zaległości?
Pytanie jest zasadne, ale stwarza także problemy z udzieleniem praktycznej odpowiedzi. Najbardziej bliską prawdy, jednocześnie najmniej użyteczną, odpowiedzią jest taka oto: to zależy.
Nie istnieją z góry określone normy, ramy czasowe, w jakich powinno się pielęgnować zaległości.
Zazwyczaj przyjmuje się, że rozsądnym przedziałem czasowym jest od 30 do 60 minut. Dłuższe sesje nie przekładają się na większą efektywność tych prac, stąd też należy przede wszystkim zachować umiar i zdrowy rozsądek.
Czas konieczny na sprawnie przeprowadzony Grooming w dużym stopniu jest warunkowy od stopnia przygotowania do tego wydarzenia oraz od poziomu zaangażowania, współpracy oraz wagi samych problemów, jak również kultury prowadzenia Backlogu.
Wyrażającej się na przykład w regularności, odstępach czasowych, skrupulatności prowadzenia Backlogu.
Grooming czy Refinement?
To trochę szekspirowski dylemat. Pielęgnować, czy oczyszczać, oto jest pytanie!
Backlog Grooming versus Backlog Refinement - taka alternatywa pojawia się od czasu do czasu w niektórych artykułach. O co w niej chodzi?
Czy mamy do czynienia z synonimami, czy raczej dwoma zasadniczo różnymi działaniami, wydarzeniami, które mają swoje własne cele?
Cóż, można się spotkać z takim śmiałym dzieleniem włosa na czworo i próbami udowadnia, że mamy do czynienia z zupełnie odrębnymi działaniami, ale w rzeczywistości istnieje trwały konsensus w kwestii ich synonimiczności.
Backlog Grooming i Backlog Refinement (na marginesie dodajmy, że angielskie słowo refinement oznacza oczyszczanie) to po prostu dwa pojęcia używane do nazwania takich samych działań.
Bardziej szczegółowy opis tego problemu znajdziecie w artykule pt. “Backlog Grooming vs Backlog Refinement”, w którym jego autorka Miranda Dulin pochyla się nad tym wprowadzającym w błąd rozróżnieniem.
Z naszej strony tylko dodamy, że jak większość autorów, uznajemy obie nazwy za synonimy, bowiem, czy wyobrazimy sobie ich desygnaty jako prace pielęgnacyjne, czy oczyszczające, to w efekcie otrzymamy dokładnie to samo. Pewien rodzaj organizacji.
Przyczyną wprowadzenia nowego określenia jest raczej dość błaha i związana z najlepszymi przyjaciółmi człowieka oraz zakazanymi prawem praktykami. Management jako taki nie ma z tym nic wspólnego.
Na gruncie angielszczyzny słowo grooming ma wiele znaczeń, w tym jest używane przez właścicieli salonów pielęgnacji psów i kotów. Jest także używane w sensie sensie prawnym do określania nielegalnych relacji z nieletnimi.
Grooming jest więc słowem problematycznym w czysto lingwistycznym sensie, nie merytorycznym.
Sprint Planning vs Scrum Grooming vs Daily Scrum
Podobne dylematy i niejasności towarzyszą zestawianiu Scrum Groomingu z pojęciami równie popularnymi i w jakimś sensie dzielącymi zakres przedmiotowy, choć nie będącymi tożsamymi ze sobą.
Otóż, Daily Scrum jest zorientowany na zadania bieżące, które domagają się natychmiastowej reakcji i służy omówieniu tego, co wydarza się w Sprincie “na gorąco”. Ma bardzo doraźny charakter.
Scrum Grooming jest o wiele bardziej strategiczny, służy celom na wyższym poziomie ogólności.
Ma także szerszy zakres. Jest używany także do integrowania zespołów, do rozwiązywania bardziej ogólnych problemów.
Z kolei z porównania Sprint Planningu z Scrum Groomingiem wynika między innymi to, że choć obie ceremonie, wydarzenia mają kilka wspólnych cech (np. służą do uwspólniania perspektywy, do lepszego rozumienia złożoności pracy) to jednak różnią się między sobą.
Pielęgnowanie zaległości zapewnia aktualność oraz trafność zaległości. Pozwala także uporządkować zaległości i przygotować je do kolejnego Sprintu.
Planowanie Sprintu może się rozpocząć dopiero po Scrum Groomingu, nie przed nim, bowiem w tym drugim wariancie nie ma po prostu sensu. Dobrze przygotowane zaległości są warunkiem dobrego planowania Sprintu.
Jak przeprowadzić Scrum Grooming?
Podstawowym warunkiem fortunnego przeprowadzenia oczyszczania zaległości jest odpowiednie przygotowanie się. W szczególności dobrze przygotowany powinien być Scrum Master i Product Owner.
Efektywność sesji groomingowych jest zależna od:
- poznania perspektyw wszystkich interesariuszy, w celu pozyskania informacji zwrotnych
- zapoznania się z danymi (np. efektywności)
- oszacowania bieżących najbardziej pilnych i kluczowych problemów
- zrozumienia ich rangi oraz priorytetu
- zrozumienia związku między bieżącymi problemami a celami strategicznymi, na ile są powiązane, zależne i jakie rodzą konsekwencje.
Zrozumienie położenia, kontekstu, celów, przyjętych strategii pozwala planować nie tylko najbliższe czasowo pracę, ale także myśleć w kategoriach kilku Sprintów na przód.
Z pewnością warto także dopracować uzasadnienia dla priorytetów nadanych danym zadaniom, pozycjom w Backlogu. Powinny być one jasne, logiczne, przekonujące, niemal oczywiste.
Co do zasady, brak takich uzasadnień dla danej rangi, priorytetu oznacza, że nie są gotowe zająć daną pozycję.
Warto także skorzystać z metody DEEP, której autorem jest Roman Pichler, a z którą zapoznać się można w artykule jego autorstwa pt. “Make The Product Backlog Deep”.
Użyteczny Backlog Produktu powinien być:
- wystarczająco szczegółowy (Detailed Appropriately)
- szacunkowy (Estimated)
- emergentny / wyłaniający się (Emergent)
- priorytetowy (Prioritised).
Backlog odpowiednio, wystarczająco szczegółowy to Backlog, w którym opisane User Story są na tyle dobrze opisane, że są zrozumiałe przez członków zespołów reprezentujących różne kompetencje, role, odpowiedzialnych za różne zadania.
Backlog cechujący się szacunkowością zawierać powinien szacunki - możliwie dokładne - w zakresie pracy oraz czasu koniecznego na jej wykonanie.
Backlog emergentny cechuje się zmiennością. W miarę pozyskiwania nowych informacji o użytkownikach zmienia się sam Backlog, staje się bardziej dostosowany do potrzeb.
Backlog nastawiony na priorytetyzowanie jest narzędziem tak uporządkowanym, by było jasne, że pozycje z góry listy są w oczywisty sposób ważniejsze, bardziej pilne, bardziej znamienne dla projektu niż te, które zajmują pozycje dolne.
Ponadto, w ramach Scrum Groomingu należy także poświęcić czas na:
- opis wartości, jakie cechują daną pozycję z zaległości
- opis atrybutów pozycji
- opis kryteriów pozwalających kategoryzować pozycje w Backlogu
- separowanie zaległości ze względu na przynależność do różnych kategorii (np. zaległości programistyczne, developerskie nie powinny być łączone z zaległościami projektowymi, czy badawczymi).
Mówiąc nieco jeszcze innymi językiem, Scrum Grooming powinien służyć do:
- ponownej ocenie i priorytetyzacji User Story
- zainicjowania dyskusji, która ma służyć lepszemu zrozumieniu pozycji w Backlogu
- symplifikacji User Story - tworzenia prostszych, mniejszych, łatwiejszych do zarządzania User Story.
Scrum Grooming. Podsumowanie artykułu.
- Grooming w metodykach zwinnych jest odpowiedzialny za wydajność pracy, jej płynność, efektywność.
- Podział dużych projektów na Sprinty sprawia, że niezwykle istotną kwestią staje się odpowiednie zarządzanie zaległościami w pracy.
- Scrum Grooming, Backlog Grooming to regularne spotkania, których celem jest aktualizowanie, doskonalenie, dopracowywanie, pielęgnowanie Backlogu.
- Product Backlog to zbiór User Story, które oczekują na realizację, a którym nadano odpowiednie rangi i priorytety.
- User Story pozwala zdefiniować, ukonkretnić oczekiwania, wymagania użytkownika względem danego fragmentu oprogramowania (np. danej funkcjonalności).
- Pielęgnowanie zaległości zapewnia aktualność oraz trafność zaległości. Pozwala także uporządkować zaległości i przygotować je do kolejnego Sprintu.
- Dobrze przygotowane zaległości są warunkiem dobrego planowania Sprintu.
- Zespoły pracując w rytmie sprintowym są na tyle wydajne, efektywne, sprawne, szybkie, optymalne, wolne od błędów, na ile doskonałe są Backlogi, którymi się posługują.
- Istotą metodyki zwinnej jest dążenie do spełniania wymagań oraz elastyczność.
- Spotkania groomingowe powinny być organizowane przed rozpoczęciem nowego Sprintu.
- O ile spotkania Scrum Groomingowe są organizowane regularnie, o tyle pozwalają one lepiej kontrolować przebieg projektu, organizację zaległości i co najważniejsze pomagają zapobiec przekształceniu się zaległości w czarną dziurę.
- Backlog Grooming i Backlog Refinement to dwa pojęcia używane do nazwania takich samych działań.
