Nach der Lektüre dieses Artikels werden Begriffe wie Scrum Board und Scrum Retro Board für jeden Leser klar und verständlich sein.
Wir haben bereits die gängigsten Konzepte im Zusammenhang mit agilen Methoden vorgestellt. Es ist an der Zeit, diesem Puzzle weitere Teile hinzuzufügen.
Genauso wichtig, wenn auch vielleicht nicht so offensichtlich populär.
Wir haben bereits über Agile, Scrum und Sprint, Scrum Framework, User Story Akzeptanzkriterien, Scrum Retrospektive, Sprint Planning, und Sprint Grooming geschrieben. Es ist also naheliegend, über ein praktisches Tool zu schreiben, das täglich in Projekten eingesetzt wird, die nach agilen Methoden durchgeführt werden.
Es ist hervorzuheben, dass Scrum Boards zusammen mit der Popularisierung agiler Methoden zu einem unverzichtbaren Werkzeug des Softwareentwicklungsprozesses (z. B. von Webanwendungen oder mobilen Anwendungen) geworden sind.
Mit Scrum Boards können Sie in erster Linie den Fortschritt von Aufgaben überwachen und die Dauer eines Sprints abschätzen.
Sie wirken sich auch auf die Geschwindigkeit des Fortschritts der Programmierungsarbeit, die Qualität der Planung und die Ausführung der Arbeit aus — einschließlich Entwurf oder Forschung.
Warum brauchen Teams ein Scrum Board? In welchen Situationen wird das Scrum Board eingesetzt? Sind Scrum Boards für Scrum-Projekte unerlässlich?
Welche Vorteile hat das Scrum Board? Welche Formen können Scrum Boards annehmen? Und welche Rolle spielen eigentlich Scrum Boards in der agilen Methodik?
Natürlich sind dies nicht die einzigen Fragen, die wir in diesem Artikel beantworten werden, aber sie sind sicherlich die offensichtlichsten und notwendigsten.
In diesem Text werden wir auch einige Beispiele für Scrum Boards (genauer gesagt, für Software, die eine solche Funktionalität bietet) beschreiben, die in den letzten Jahren an Popularität gewonnen haben und oft empfohlen werden.
Also, lasst uns gleich loslegen! Wir laden Sie ein, unseren Artikel zu lesen.
Sind Sie auf der Suche nach einem Webentwicklungsunternehmen?
Was ist ein Scrum Board?
Bevor wir zu Definitionen, Beschreibungen, Erklärungen und dem Aufzeigen von Zusammenhängen für den Einsatz von Scrum Boards kommen, sollten wir hinzufügen, dass dieses Werkzeug manchmal unter zwei Namen funktioniert: Scrum Board und Sprint Board.
Der Unterschied zwischen dem Scrum Board und dem Sprint Board ist rein semantisch und basiert auf der Sprachpräferenz.
Ob wir nun den ersten oder den zweiten Begriff verwenden, wir meinen genau dasselbe Werkzeug.
Nun gut, es ist Zeit für eine Definition.
Eine sehr treffende Definition eines Scrum Boards findet sich in dem Artikel "How to Build and Use a Scrum Board (With Examples)". Die Autorin des Artikels und der Definition, Erica Chappell, definiert ein Scrum Board als eine visuelle Darstellung der Arbeit, die in einem einzelnen Sprint zu erledigen ist.
Das klingt etwas abstrakt. Um die obige Definition zu konkretisieren, sollten wir sagen, dass das Scrum Board (physisches oder virtuelles Board) es Ihnen ermöglicht, Projekte zu verwalten, Arbeit und Aufgaben zu organisieren, sie in Sprints aufzuteilen und den Fortschritt des Sprints in Echtzeit zu überwachen.
Die Brettansicht ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über die laufenden Aufgaben.
Das Scrum Retro Board ist ein Scrum Board, das während einer Scrum Retrospektive eingesetzt wird — eine Scrum Retrospektive, über die wir im Artikel "Scrum Retrospektive — was ist das? Retro und Scrum bewährte Praktiken". Es handelt sich lediglich um eine spezielle Variante, die in einem sehr viel engeren Bereich eingesetzt wird.
Was ist der Hauptzweck der Verwendung von Scrum Boards?
Das Scrum Board ist ein integraler Bestandteil des Scrum Frameworks. Als solches ist es kein Accessoire, sondern ein unverzichtbares Werkzeug, mit dem Sie das Potenzial des beliebtesten Agile-Frameworks voll ausschöpfen können.
Zu den wichtigsten Funktionen von Scrum Boards gehören:
- Definition von Aufgaben und Workflow-Konfiguration.
- Kontrolle, wem eine bestimmte Aufgabe zugewiesen wurde.
- Bestimmung der für die Durchführung einer Aufgabe erforderlichen Mittel und Werkzeuge.
- Überwachung des Fortschritts der Arbeiten während der Ausführung.
Im Allgemeinen ermöglicht die visuelle Gestaltung von Prozessen, Aufgaben und Zielen eine bessere "Navigieren" durch das Projekt.
Scrum Boards können zwei Formen annehmen:
- Form von Anwendungen, die jetzt die vorherrschende Form wird.
- Traditionell in Form einer physischen Tafel (z. B. einer Korkplatte), die an der Wand hängt und zu der alle Mitglieder des Entwicklungsteams und andere Beteiligte Zugang haben.
Was die Struktur betrifft, so besteht das einfachste, aber dennoch recht nützliche Scrum Board aus einer Tabelle mit drei Spalten — Zu tun/In Arbeit/Fertige — in die Aufgaben und Workflow-Status eingetragen oder geklebt werden.
Im Falle von physischen Tafeln als farbige Karten mit Beschreibungen. Bei den digitalen Versionen handelt es sich um visuelle Darstellungen solcher Karten.
Diese drei Basisspalten können — und werden in den meisten Fällen — durch zusätzliche Elemente innerhalb einer einzigen Tabelle ergänzt werden.
Teams fügen häufig auch eine Spalte Überprüfung hinzu, in der abgeschlossene Aufgaben, die gleichzeitig einer zusätzlichen Überprüfung, Prüfung und Genehmigung bedürfen, aufgeführt sind.
Eine weitere, ebenso beliebte Spalte ist die Spalte Halten, die, wie der Name schon sagt, Aufgaben enthält, denen eine niedrigere Priorität zugewiesen wurde und die in kommenden Sprints ausgeführt werden sollen.
Die Elemente werden in den Zeilen erfasst, und die Anzahl der Zeilen sollte der Anzahl der einzelnen Kategorien entsprechen, denen die Aufgabe zugeordnet werden kann.
Wir sollten hinzufügen, dass die Art und Weise, wie das Board in der Scrum Methodik organisiert ist, von der Art und Weise herrührt, wie wir die Aufgaben als solche betrachten, von der Liste der Aufgaben, von der Art und Weise, wie wir die Arbeit planen, und von der Organisation der Aufgaben.
Sie können Aufgaben nach dem Kriterium des weit gefassten Ziels, das sie erreichen sollen, oder nach der Geschichte, zu der sie gehören, ordnen.
Unabhängig vom Grad der Komplexität oder der Form ist das Scrum Board jedoch eine universelle, vielseitige und flexible Struktur, die in jedem Projekt eingesetzt werden kann.
Mit Blick auf den Arbeitsablauf und die Planung der Arbeit sind Scrum Boards ideal für die Verwaltung von Aufgaben.
Die Zeit, die für die Durchführung benötigt wird, oder die Anzahl der Fachleute, denen Sie die Aufgaben übertragen, sind keine Variablen, die den Anwendungsbereich der Boards einschränken würden.
Jede Karte ist eine visuelle Darstellung einer einzelnen, unteilbaren Aufgabe, die meist mit einem Namen und/oder einer Unterschrift und einer kurzen Beschreibung versehen ist.
Der Grad der Komplexität eines Boards als solches und die Beschreibung der Aufgaben hängt von der Art des Projekts und den spezifischen Bedürfnissen, Gewohnheiten und Erwartungen aller Nutzer des Scrum Boards ab.
In der Regel sollte der Board so besetzt werden, dass seine Nützlichkeit nicht beeinträchtigt wird und ein leichter Zugang und Transparenz gewährleistet sind.
Bei Boards in Anwendungen für Projekte, die nach agilen Methoden durchgeführt werden, ist die Zahl der Möglichkeiten, Funktionen und damit erreichbaren Ziele und Aufgaben zwangsläufig viel größer als bei — eher primitiven — physischen Boards.
Die wichtigsten Vor- und Nachteile eines Scrum Boards
Es erübrigt sich zu sagen, dass Scrum Boards, wenn sie nicht einen wesentlichen Wert für die Durchführung von Projekten hätten, sicherlich nicht so beliebt, ja sogar unverzichtbar für die Durchführung von Projekten in agilen Methoden geworden wären.
Natürlich ist es kein Werkzeug ohne Mängel. Sehen wir uns also an, welche Argumente für den Einsatz von Scrum Boards sprechen und welche Einschränkungen Sie beachten sollten.
Die wesentlichen Vorteile von dedizierten Scrum Boards, die als Web- und/oder mobile Anwendungen verfügbar sind:
- Einfache und intuitive Nutzung.
- Praktikabilität und unbestrittene Nützlichkeit im Arbeitsalltag.
- Handlichkeit: Um sie zu erreichen, muss man nicht vom Schreibtisch aufstehen und sich dem Ort nähern, an dem die Tafel aufgehängt ist. In Apps verfügbare Tafeln kennen auch keine zeitlichen Grenzen und können von überall auf der Welt genutzt werden.
- Universalität und Vielseitigkeit.
- Flexibilität.
- Nützlichkeit: Die Verwendung von Boards ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu steigern und Aufgaben und Verantwortlichkeiten effizienter und konkreter zu verwalten.
- Bequem und je nach Bedarf, Offline-Modus (kann immer noch gut funktionieren für Teams, die "unter einem Dach" arbeiten) und Online-Modus (unerlässlich und äußerst nützlich für Teams, deren Mitglieder aus der Ferne arbeiten und sich an verschiedenen Orten befinden).
- Einfacher Einsatz: Das Erlernen der Bedienung und der grundlegenden Funktionen der digitalen Tafel ist in den meisten Fällen sehr einfach.
- Bei konsequenter Anwendung mit dem Scrum Framework können Sie Projekte effektiver verwalten.
- Verringerung des Risikos, eine Aufgabe auszulassen oder zu übersehen, wer dafür verantwortlich ist und wem die Aufgabe zugewiesen wurde.
- Die Fähigkeit, den Fortschritt des Projekts und der Arbeiten schnell zu beurteilen.
- Genauere Adressierung der Aufgaben.
- Einfachere Aufgabenverwaltung.
- Unterstützung der Teamintegration, der Zusammenarbeit und der Umsetzung der Scrum Werte.
Das Scrum Board ist ein gemeinsamer Ort für alle Mitglieder des Scrum-Teams. Gleichzeitig bietet es einen Ort, an dem alle wichtigen Informationen, die für das Projekt notwendig und nützlich sind, gesammelt werden.
In aufwändigeren Varianten können Sie es in der Funktion SSOT — Single Source of Truth — verwenden. Scrum Boards ermöglichen auch eine schnellere und genauere Diagnose von Problemen, die im Laufe eines Projekts auftreten.
Mit einer speziellen Software können Sie auch sehr einfach, intuitiv und sinnvoll Aufgaben priorisieren.
Die gängigste Art der Hierarchie umfasst:
- Höchste Priorität
- Hohe Priorität
- Mittlere Priorität
- Niedrige Priorität
- Niedrigste Priorität
Die Priorisierung ist für den Verlauf eines Projekts, das nach der agilen Methodik durchgeführt wird, von grundlegender Bedeutung.
Scrum Boards haben auch ihre Grenzen, vor allem in der physischen Form, nämlich:
- Sie bieten nicht die Möglichkeit, so einfach und flexibel zu verwalten.
- Die Bearbeitung ihrer Inhalte ist äußerst problematisch und zeitaufwändig.
- Auch die Definition des Umfangs von Berechtigungen und Rollen ist sehr umständlich.
- Sie bieten nicht die Möglichkeit, einige der Prozesse zu automatisieren.
- Die Bandbreite ihrer Nützlichkeit ist sehr eng und grundlegend.
Wenn wir das Scrum Board, das als Funktion in einer speziellen Software zur Verfügung steht, mit einem physischen Board vergleichen, so bietet das erste offensichtlich eine umfassende Anpassungsmöglichkeit.
In der Regel haben die Benutzer auch Zugriff auf Funktionen zur Verbesserung der Arbeit, auf Filter, Ansichten und die Möglichkeit zur Berichterstellung.
Dedizierte Tools wie Jira bieten den Nutzern unter anderem:
- Umfangreiche Karten für Projekte und Aufgaben.
- Fähigkeit zur Rollenverwaltung.
- Option zur Erstellung von Filtern.
- Fähigkeit zur Integration des Projekts mit anderen externen Tools (z. B. Sofortnachrichten).
- Möglichkeit der Personalisierung des Werkzeugs, Branding.
- Umfangreiche Freigabeoptionen.
Warum sollten Sie ein Scrum Board verwenden?
Die Visualisierung von Prozessen, Phasen, Aufgaben, Rollen, Zielen und Fortschritten sind ein Wert an sich. Es ermöglicht Ihnen, Abhängigkeiten zu erkennen und das Projekt aus einer breiteren Perspektive zu betrachten.
Visualisierungen ermöglichen auch eine Verschmelzung von externen und internen Perspektiven, was für die Dynamik und Effizienz des Projektmanagements von Vorteil ist.
Sie tragen auch dazu bei, den Prozess besser zu rationalisieren und die Fantasie anzuregen. Die Visualisierung von etwas hilft auch, die Angst vor dem Unbekannten zu verringern und unterstützt den Entscheidungsprozess.
Visuell dargestellte Informationen werden als konkreter wahrgenommen und sind leichter zu merken.
Scrum Boards — in Form von Apps — ermöglichen es Ihnen, einfach und schnell zu arbeiten:
- Prozesse aufteilen.
- Dokumentieren Sie Aktionen und Ergebnisse.
- Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Zusammenfassen und bewerten.
- Machen Sie Probleme sichtbar und relevant.
- Verfolgen Sie den Fortschritt.
- Reagieren auf Änderungen im Projekt.
- Automatisieren Sie Prozesse, die den Nutzern die Notwendigkeit regelmäßiger Statusaktualisierungen weitgehend abnehmen.
Projektmanagement Anwendungen mit Komponenten und Scrum Boards Modulen können von mehreren Benutzern gleichzeitig auf verschiedenen Geräten genutzt werden.
Sie bieten in der Regel mehr oder weniger umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung von Aussehen, Layout und Werkzeugen. Sie bieten auch Werkzeuge zur Berichterstattung und gemeinsamen Nutzung.
Die Fähigkeit, Effizienz und Zeit zu messen und diese Ergebnisse in grafischer Form (z. B. in Diagrammen) darzustellen, gibt auch Einblick in die Arbeitsdynamik und ermöglicht es, Trends zu verfolgen und deren Ursachen zu diagnostizieren.
Die Kommunikation durch Scrum Boards wirkt sich auch positiv auf das Arbeitsklima und die Beziehungen innerhalb des Teams aus.
Und natürlich ermöglichen es Ihnen Scrum Boards, die den aktuellen Stand der Arbeit im laufenden Sprint darstellen, das Chaos zu kontrollieren und Ordnung, Sinn und Zweck in die Arbeit zu bringen.
Sie spiegeln auch das Gruppendenken wider, da ganze Teams an ihrer Struktur, ihrem Aussehen und ihrer Arbeitsweise arbeiten sollten. Und hier sollten wir einen sehr wichtigen Punkt ansprechen.
Es ist nicht empfehlenswert, dass ein Product Owner oder Scrum Master die Kontrolle über dieses Tool übernimmt, da dies dazu führen kann, dass das Board lediglich Ausdruck seiner Vorlieben und Bedürfnisse ist. Und deshalb kann sie für andere Fachleute wenig oder gar nicht von Nutzen sein.
Ein Scrum Board, das die Leute zur Arbeit motiviert, ist ein Board, das für alle nützlich ist und ein gemeinsames Teamwerkzeug darstellt. Ihre Aktualisierung sollte von allen Nutzern vorgenommen werden.
Eine weitreichende Personalisierung, auch über den Rahmen des Usability-Designs hinaus, ermöglicht es, dieses Werkzeug zu zähmen und persönlicher zu gestalten, was sich auf die Motivation zur regelmäßigen Nutzung auswirkt.
Wie kann man ein Scrum Board im Alltag einsetzen?
In der Regel sollte das Scrum Board nach dem Sprint Planung vorbereitet werden, über die wir in einem separaten Artikel, "Sprint Planung", geschrieben haben.
Wenn Sie den Arbeitsumfang des anstehenden Sprints kennen, können Sie die entsprechenden Punkte in die Spalte "Zu tun" eintragen.
Ein wesentliches Element ist die Festlegung des Detaillierungsgrads der Aufgaben, der sich an den Präferenzen des Teams und den Besonderheiten des Projekts orientieren sollte und der maximalen Relevanz und Verständlichkeit der Aufgabe dient.
Ein weiterer Punkt ist die Häufigkeit, mit der Sie Aufgaben aktualisieren werden.
Die Probleme der Granularität der Aufgaben (wie unteilbar, spezifisch und homogen sie sein sollten) und der Häufigkeit ihrer Aktualisierung sind keineswegs übertrieben. Der Grund dafür ist, dass dies ein Dilemma aufwirft, das in der Praxis nur schwer willkürlich zu lösen ist.
Einfache Aufgaben sind leichter auszuführen und zu verfolgen, aber gleichzeitig schadet ihre Vielzahl der Transparenz des Boards und wirft das Problem auf, dass viel Zeit für ihre Aktualisierung und die Änderung ihres Status aufgewendet werden muss.
Andererseits bieten allgemein definierte Aufgaben mehr Klarheit und sind weniger anspruchsvoll in Bezug auf die Aktualisierung, aber sie ermöglichen keine genaue Verfolgung des Arbeitsfortschritts oder die Bestimmung des Fortschrittsgrads des Projekts.
Sie sind viel weniger anschaulich und können den falschen Eindruck erwecken, dass bei dem Projekt "nichts passiert" oder "sich nichts ändert".
Es sei daran erinnert, dass der Nutzen des Scrum Boards mit der Häufigkeit seiner Aktualisierung zunimmt.
Die tägliche Arbeit "mit" und "am" Board ermöglicht es Ihnen, Probleme viel schneller zu diagnostizieren, auf sie zu reagieren, mögliche Probleme und Risiken zu erkennen und die Möglichkeit abzuschätzen, den Sprint wie vorgesehen abzuschließen.
Im Scrum Guide werden die Regelmäßigkeit und die täglichen Aktualisierungen sehr stark betont. Das Fortschrittsmanagement ist am effektivsten, wenn das Team die Aktualisierungen gewissenhaft vornimmt.
Die Selbstwahrnehmung des Arbeitsfortschritts ist wesentlich, weil sie einerseits motivierend ist. Auf der anderen Seite ermöglicht es den Entwicklungs- und Projektteams, sich selbst zu verbessern, was der Idee und dem Hauptziel der agilen Methodik und des Scrum Frameworks entgegenkommt.
Das Scrum Board bietet einen Einblick in den aktuellen Arbeitsstatus und die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitglieder des Scrum Teams.
Boards fördern die Sichtbarkeit, das Bewusstsein für Prozesse, Beziehungen, Komplexität, gemeinsame Verantwortung und Interdependenz.
Scrum Boards unterstützen auch die Kommunikation und ein besseres Verständnis für die Besonderheiten der jeweiligen Fachgebiete und Aufgaben.
Dies steht auch im Einklang mit den Scrum-Werten, über die wir im Artikel "5 Scrum Werte" schreiben werden, und fördert das Engagement im Projekt.
Der Blick auf den Arbeitsfortschritt und den Teamcharakter fördert auch die Konzentration auf die Aufgabe und die Anpassung an den Rhythmus, den das Team während des Projekts entwickelt hat.
Mit anderen Worten: Das Scrum Board hilft den Mitgliedern des Scrum-Teams, ihre Arbeit effizienter und schneller zu erledigen.
Scrum Board. Zusammenfassung
- Das Scrum Board ist eine visuelle Darstellung des Arbeitsplans, der in einem einzelnen Sprint zu erledigen ist.
- Es gibt kein einheitliches Modell oder eine empfohlene Art, das Scrum Board zu verwenden.
- Am besten wäre es, jedes Brett auf die Bedürfnisse des Teams zuzuschneiden, nicht auf einzelne Personen oder Rollen.
- Die Anzahl der Spalten im Scrum Board sollte sich nach ihrer Nützlichkeit richten — Spalten, die selten oder gar nicht genutzt werden, haben keine Berechtigung.
- Die Regelmäßigkeit der Aktualisierungen bestimmt in hohem Maße den Nutzen des Boards.
- Das Dilemma der Granularität der Aufgaben und der Häufigkeit ihrer Aktualisierung ist schwer eindeutig zu lösen und erfordert besondere Aufmerksamkeit.
- Scrum Board ist ein Werkzeug zur Visualisierung von Aufgaben, Prozessen und Zuständen und wird in erster Linie verwendet, um Sprints besser zu organisieren und sich effizienter durch den Arbeitsablauf zu bewegen.
- Scrum Boards sind vielseitig und flexibel und können in allen Arten von Projekten eingesetzt werden — von der Programmierung (Front-End, Back-End) über das Design (UX Design und UI Design) bis hin zur Forschung (UX Forschung).
