Nasz proces
DesignOps
DesignOps to skrócona wersja pojęcia Design Operations, które na język polski można przełożyć jako Operacje Projektowe.
Zgodnie z jedną z najbardziej podstawowych definicji DesignOps, termin ten odnosi się do działań mających na celu koordynację, harmonizację, strukturyzację, optymalizację prac, procesów projektowania produktów cyfrowych. Chodzi o uczynienie pracy (m.in. UX/UI designerów) maksymalnie wydajną, płynną i bezproblemową.
Projektowanie użytecznych produktów cyfrowych jest w dużym stopniu uzależnione od płynności działań, operacji, procesów. Nieustanne ich zakłócanie negatywnie wpływa na efekt końcowy.
Mówiąc o operacjach mamy na myśli narzędzia, infrastrukturę, które są konieczne do pracy zespołów projektowych. Mówiąc o procesach mamy na myśli przepływ wiedzy, doświadczeń, informacji zwrotnych, zadań, celów i środków.
Operacje, procesy są w wielu przypadkach najsłabszym ogniwem pracy zespołów projektujących produkty cyfrowe.
Zrozumienie ich natury, ich specyfiki, wymogów, ograniczeń i możliwości pozwala na dobranie adekwatnej do nich metody (np. Scrum, Lean, Agile).
Celem DesignOps jest zatem zachowanie wysokiej jakości produktów cyfrowych, dzięki skupieniu uwagi na efektywności, zakłóceniach pracy projektantów produktów cyfrowych. Jest to niezwykle ważne, w szczególności w przypadku dużych projektów, w których łatwo o utratę kontroli nad procesem, operacjami.
Powiększający się zespół projektantów, badaczy, writerów UX/UI, brak wyraźnie zdefiniowanych ról, zakresów obowiązków oraz odpowiedzialności, problemy komunikacyjne, deficyty kompetencyjne znacząco wpływają na jakość produktu cyfrowego.
Co to jest DesignOps?
DesignOps wyrosło na gruncie metodyki DevOps (Development and Operations), która rozwijana jest od 2009 roku.
Jej celem jest uzyskanie, wypracowanie lepszej organizacji pracy zespołów programistycznych.
Dzięki DevOps, na przestrzeni lat wypracowano metody pozwalające na zachowanie optymalnej koordynacji, spójności i wydajności.
Mając swe podłoże w powszechnie wykorzystywanej metodyce, DesignOps jest skoncentrowane na koordynacji prac UX Designerów, UI Designerów, badaczy UX, UX writerów. Zwraca uwagę na synchronizację procesów, optymalne wykorzystanie czasu oraz narzędzi.
W obu podejściach chodzi o zwinne, iteracyjne, szybkie zarządzanie procesami w zespołach projektujących produkty cyfrowe.
Tym samym, DesignOps jest w równym stopniu zainteresowane budowaniem sprawnych, dobrze funkcjonujących zespołów projektujących produkty cyfrowe, co wynikiem ich prac. Można bez żadnej przesady powiedzieć, że DesignOps służy do zwiększenia automatyzacji procesów.
Wypracowane wzorce działań, w postaci standardów, czynią pracę UX/UI designerów, badaczy UX, UX writerów, projektantów architektury informacji bardziej racjonalną, zrozumiałą, mającą wyraźnie określone etapy, cele, funkcje oraz role.
Dlaczego wdrożenie DesignOps jest tak ważne?
Operacje, procesy nie poddane koordynacji, kontroli generują niepotrzebne koszty i wydłużają czas tworzenia produktów cyfrowych.
Im szybciej organizacja, projekty rosną, tym szybciej i dotkliwiej ta prawidłowość staje się problematyczna.
Wraz ze skalą projektu rozwiązania, działania, operacje stają się coraz bardziej złożone.
DesignOps pozwala poradzić sobie z tymi problemami, przede wszystkim pozwala poradzić sobie z wydajnością pracy i jej jakością.
DesignOps pozwala optymalizować:
- przepływ pracy
- organizację pracy w zespołach oraz między zespołami
- odciążyć projektantów produktów cyfrowych od prac organizacyjnych
- narzędzia, metody pracy oraz procesy.
Stanowi praktyczną odpowiedź na pytanie, czego poszczególni projektanci UX/UI oraz całe zespoły projektowe potrzebują, by wykonać zadanie, projekt.
Pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, jakich narzędzi, jakiej infrastruktury potrzebują do wydajnej i satysfakcjonującej pracy.
Praca UX/UI designerów, writerów, badaczy, architektów informacji jest wyjątkowo wrażliwa w aspekcie oceny, przepływu informacji, ich znaczenia, wagi.
Dlatego tak ważna jest szersza perspektywa, która pozwala dostrzec:
- nad czym aktualnie zespół pracuje
- z jakimi problemami się mierzy
- w jaki sposób przebiega komunikacja oraz jakie rodzi problemy
- czy cele są wspólne, identycznie rozumiane oraz realizowane za pomocą takich samych metodyk
- źródła wiedzy oraz rozbieżności w jej rozumieniu
- rozmycia zakresów ról i obowiązków
- niejednorodne definicje sukcesu
- zgodność działań z przyjętymi priorytetami
- czy projekt jest zorientowany na potrzeby użytkowników produktu cyfrowego.
Zakres DesignOps - czym zajmują się menedżerowie Design Operations?
Menedżerowie zajmujący się DesignOps mają bardzo szeroki zakres działania. Podchodzą do prac projektowych w sposób wielowymiarowy i są odpowiedzialni za:
- budżet projektu, w którym przede wszystkim określają jego koszt oraz konieczność zaangażowania poszczególnych specjalistów w określonym wymiarze czasowym
- rozwój kompetencji, który uzyskują za pomocą edukacji oraz planowanego transferu wiedzy
- podnoszenie świadomości organizacji w kwestii zadań projektowych, ich sensu, celu, wartości, jakie wnoszą
- infrastrukturę - dbają o zapewnienie odpowiednich narzędzi, w szczególności troszczą się o ich wydajność, użyteczność, adekwatność, aktualność
- zarządzanie projektami w czasie - są odpowiedzialni za planowanie prac w różnych perspektywach czasowych
- przepływ pracy - jej koordynację, optymalizację, spójność, racjonalność, wydajność
- retencję pracowników i klientów - są odpowiedzialni za wypracowanie reguł, zasad, norm, kultury, która przekłada się na satysfakcję z pracy oraz skłonność pracowników oraz klientów do wiązania swojej przyszłości zawodowej i biznesowej z organizacją
- zarządzanie etapami pracy, poprzez wskazywanie jej zakresów, etapów, rytmu, sposobu ewaluacji postępów
- rozwój, poszerzanie zespołów o nowych specjalistów oraz ich wdrożenie w projekt.
DesignOps jest wykorzystywany zarówno na poziomie całych organizacji, jak również w węższym zakresie - projektów oraz odpowiedzialnych za nie zespołów projektowych.
W pierwszej perspektywie jego celem jest uczynienie całej organizacji bardziej wydajną. W drugiej uwaga skupiona jest na konkretnym projekcie i zespole, przy czym perspektywa ogólna jest także istotna, choć w tym wypadku nie jest najważniejsza.
Menedżerowie DesignOps są także odpowiedzialni za wyznaczanie standardów jakości, określanie wartości, wskazywanie celów strategicznych, odkrywanie przewag rynkowych.
Innymi słowy, skupiają się także na optymalizacji pracy z punktu widzenia jej konkurencyjności rynkowej, uosabiania misji organizacji.
Jakie są korzyści działań DesignOps?
DesignOps, podobnie zresztą jak DevOps, z pewnością nie jest chwilową modą, która przeminie wraz z pojawieniem się nowego trendu w zarządzaniu.
Wydajność pracy, jej jakość wprost przekłada się na pozycję rynkową dowolnej organizacji.
Nie inaczej jest w przypadku firm takich jak software house, czy agencja UX, w których jakość zespołów projektowych w dużej mierze przesądza o pozycji rynkowej.
Odpowiednie koordynowanie prac wpływa na:
- jakość tworzonego produktu cyfrowego (np. kodu, zgodności projektu z oczekiwaniami przyszłych użytkowników)
- terminowość
- bezbłędność
- koszt
- satysfakcję właściciela produktu cyfrowego i jego użytkowników.
Z czego składa się DesignOps?
Optymalizacja prac projektowych wymaga przede wszystkim odpowiedzi na pytania dotyczące:
- jakości współpracy
- sposobu wykonywania pracy
- rezultatów oraz oddziaływań, jakie praca wywiera na współpracowników.
Zwrócenie uwagi na sposób, jakość współpracy pozwala przyjrzeć się relacjom między rolami, specjalizacjami, zadaniami, kompetencjami i wychwycić wpływ struktury, procesów na nią.
W szczególności istotne jest zwrócenie uwagi na zakres kompetencji, doświadczeń i umiejętności, ich komplementarność oraz użyteczność projektową.
Rozumianą ogólnie, jako pewien potencjał oraz partykularnie, jako zbiór, zestaw cech, które pozwalają prowadzić konkretny projekt.
Sposób wykonywania pracy odnosi się do szerszych kwestii, takich jak środowisko, atmosfera, kultura pracy, które w dużym stopniu odpowiadają za relacje między współpracującymi ze sobą specjalistami.
Kulturę pracy należy rozumieć wieloaspektowo. Nie tylko jako zbiór formalnych i ukrytych zasad, które wyznaczają ramy pracy i określają jej przebieg i rytm, ale także jako formę osiągania celów.
Kultura pracy to także sposób, w jaki pracownicy postrzegają swoją pracę - jej cel, użyteczność, sens. W jaki sposób definiują swoją sprawczość, wagę, możliwości wkładu oraz rozwoju.
Struktura zadań, obowiązków, ról, hierarchia władzy, rytuały, normy - a więc wszystkie kwestie organizacyjne - sprzyjają lub przeciwnie, zniechęcają pracowników do zaangażowania się w projekt.
Warto pamiętać, że standaryzacja warunków, norm, procesów, narzędzi czyni pracę bardziej spójną, przewidywalną, zrozumiałą. Standaryzacja jest także rekomendowana w kwestii dokumentowania procesów projektowych (design process), definiowania celów oraz działań.
Harmonizacja procesu projektowego w głównej mierze jest oparta na wypracowywaniu współdzielonej, wspólnej dla całego zespołu platformy wiedzy, rozumienia, definiowania, procedowania. Obejmuje także priorytetowanie zadań i celów.
Żadna praca - pojedynczego specjalisty oraz całego zespołu - nie pozostaje bez wpływu na innych specjalistów oraz organizację jako taką.
DesignOps oferuje metody mierzenia wydajności pracy, jakości projektu, dobierania najtrafniejszych wskaźników oraz metryk.
Wyniki pracy poszczególnych projektantów oraz zespołów mogą być określane za pomocą klasycznych miar. Na przykład zwrotu z Inwestycji (ROI - Return of Investment), czy Wskaźnika Retencji (pracowników oraz klientów).
Wymiar wpływu nie dotyczy oczywiście tylko efektywności oraz jej miar. Odnosi się także do kwestii „promowania” wiedzy, przekonań dotyczącej wagi, roli, wartości procesów projektowych. Ale nie tylko, obejmuje bowiem także edukację w formie szkoleń, tutoriali, wzorców.
Kto odpowiada za DesignOps?
W literaturze przedmiotu dominują dwa podejście, według których DesignOps to:
- funkcja i rola (DesignOps the Role)
- nastawienie (DesignOps the Mindset).
W pierwszym wariancie oznacza konkretną osobą (lub zespół), która jest odpowiedzialna za wdrożenie, utrzymanie przyjętych standardów, norm, wzorców, celów, metryk, wskaźników.
Osobami tymi mogą być wyznaczeni projektanci lub osoby bezpośrednio nie zaangażowane w proces projektowy - zewnętrzni menedżerowie DesignOps.
Z kolei DesignOps, rozumiany jako specyficzne nastawienie, oznacza w praktyce umiejętność diagnozowania potrzeb oraz dobierania do nich rozwiązań, narzędzi, metod, które mają wspierać proces projektowy.
Nastawienie sprzyja tworzeniu kultury organizacyjnej, kultury pracy, która wpływa na doraźną i długoterminową efektywność.
DesignOps w drugim wariancie (DesignOps the Mindset) niestety nie będzie wystarczający w przypadku dużych projektów, w których współpracuje ze sobą kilkudziesięciu pracowników, podzielonych na kilka zespołów projektowych.
Przy tak dużych projektach koordynacja prac przez dedykowane osoby jest po prostu konieczna, a właściwie niezbędna. Podobnie jak konieczne jest stosowanie design systems w celu uzyskania spójności projektu.
Jak DesignOps wpływa na UX/UI Design?
Największą zaletą z wdrożenia DesignOps jest:
- wystandaryzowanie rezultatów
- priorytetyzacja zadań i celów
- utrzymanie spójności projektu.
Z punktu widzenia Doświadczeń Użytkownika dwie ostatnie zalety mają szczególne znaczenie, bowiem pozwalają przede wszystkim ująć User Experience jako cel ważny do osiągnięcia. A więc czynią go widocznym.
Pamiętajmy, że podnoszenie roli, funkcji i korzyści, płynących z projektowania zorientowanego na użytkownika, ma swój widoczny impakt w gotowym produkcie.
W szczególności, jeśli uświadomimy sobie, że spójność projektowa jest także mocno oddziałująca na wrażenia, emocje, nastawienia, oceny przyszłych użytkowników aplikacji webowej, czy aplikacji mobilnej.
Zatem, DesignOps pozwala nie tylko efektywnie prowadzić, kontrolować i ewaluować procesy projektowe, ale także umożliwia redukcję, eliminację błędów projektowych (pominięcie kwestii User Experience), niedociągnięć (brak spójności), czy wad.
Patrząc na zasadność wykorzystania DesignOps z punktu widzenia User Experience warto mieć świadomość bezpośredniego wpływu organizacji pracy, zespołów na ostateczny poziom produktu cyfrowego.
Doświadczenia użytkowników produktów cyfrowych, bez zespołu sprawnego, skoordynowanego, działającego w sposób spójny, nigdy nie będą tak dobre, jak mogłyby być.
Często, w wyniku chaosu panującego w projekcie (design process), User Experience staje się jego „pierwszą ofiarą”.
Wieloosobowy, doraźnie tworzony, rozproszony, nieskoordynowany zespół (design team) po prostu nie jest w stanie „dowieźć projektu”, który uwzględniałby potrzeby użytkowników.
Ich pominięcie w panującym chaosie wydaje się słuszne. Łatwiej, niestety, zespołom uznać je za mało znaczące, niż walczyć o ich uwzględnienie w pracach.
Poświęcenie perspektywy, która jest zorientowana na klienta i jego satysfakcję skutkuje obniżeniem wartości produktu. Wpływa na jego pozycję rynkową, jego konkurencyjność, potencjał rynkowy.
DesignOps jest też w takich sytuacjach specyficzną filozofią pracy, która dowartościowuje perspektywę projektanta, użytkownika.
Staje się podejściem, które podnosi świadomość, uwrażliwia, czyni zespół bardziej dojrzałym i gotowym do osiągania bardziej złożonych celów projektowych.
Wspiera kreatywność oraz dobre praktyki projektowe User Experience.