Effizienz, Reibungslosigkeit, Harmonie und konfliktfreie Zusammenarbeit zwischen Scrum-Teammitgliedern und Scrum-Teams ist ein Ziel, das Sie mit einer Sprint-Retrospektive erreichen können.
Der übergeordnete Gedanke des Scrum-Frameworks ist die Verbesserung; hauptsächlich geht es um die Selbstverbesserung auf der Grundlage der während eines Projekts gesammelten Erfahrungen, nicht nur in Bezug auf ein ganzes Team, sondern auch auf jedes einzelne Mitglied des Scrum-Teams.
Bei Scrum geht es um die Reflexion von Erfolgen und Misserfolgen sowie um Selbstreflexion, um zu erkennen, was verbessert werden kann. Dies ist ein Moment, in dem ein Scrum-Team über alles nachdenkt, was im vorangegangenen Sprint passiert ist.
Scrum ist ein Werkzeug, mit dem man Probleme bewältigen kann. Das Ziel ist nicht nur, die Produktivität, Effizienz und Harmonie zu steigern, sondern auch die höchste Qualität und den höchsten Wert des digitalen Produkts zu erreichen.
Scrum wird oft mit Entwicklungsteams in Verbindung gebracht, aber dank seiner Universalität kann es auch in Designteams eingesetzt werden.
Oder genauer gesagt, in allen Teams, in denen die Wirkung der Arbeit von der Arbeit der einzelnen Teammitglieder und der Zusammenarbeit zwischen ihnen abhängt, sowohl intern als auch zwischen den Teams.
Scrum ist ein Framework für das Projektmanagement, das Treffen, Werkzeuge und Rollen beschreibt.
Ihre Kombination und Synchronisierung ermöglicht es Teams, die Arbeit zu strukturieren und Projekte und Aufgaben zu verwalten.
Sprint-Retrospektive ist ein Begriff, der auftauchen muss, wenn man über Scrum spricht. Sie ist ein integraler und wesentlicher Bestandteil davon.
Was ist eine Sprint-Retrospektive? Was hat es damit auf sich?
Warum ist sie ein so wesentliches Element, und welche Vorteile bietet sie einer Organisation, die die Sprint-Retrospektive nicht unterschätzt?
Neben der Bekanntgabe detaillierterer Antworten auf die obigen Fragen ist es erwähnenswert, dass der Wert eines Teams an der Fähigkeit zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung gemessen werden kann.
Entwicklung und Verbesserung sind jedoch nicht möglich ohne einen Moment der Selbstreflexion des Teams, in dem es seine Aktionen zusammenfasst, die geleistete Arbeit betrachtet und überlegt, was noch zu tun ist.
Dieser Moment ist die Sprint-Retrospektive, über die Sie in diesem Artikel lesen werden.
Wir laden Sie herzlich ein, ihn zu lesen!
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Sprint-Retrospektive — was ist das?
Laut den in dem Artikel "Do team and individual debriefs enhance performance? A meta-analysis" sind Teams, die regelmäßig und gewissenhaft Sprint-Retrospektiven durchführen, um etwa 25 % effektiver.
Dieser Unterschied von 25 % ist kein Zufall, und es handelt sich sicher nicht um einen kosmetischen Unterschied, den man ignorieren kann, ohne das Gefühl zu haben, eine Chance oder Gelegenheit zu verlieren.
Dies umso mehr, als das Wesen agiler Methoden in einer schnellen und effektiven Anpassung an Veränderungen besteht.
Die Anpassungsfähigkeit von Teams wird durch eine häufige und regelmäßige Feedbackschleife ermöglicht. Und genau darum geht es (mehr oder weniger) bei der Scrum/Sprint-Retrospektive.
Wir möchten Sie noch einmal daran erinnern, dass es bei der Sprint-Retrospektive darum geht, sich selbst zu verbessern, zusammenzufassen, zu analysieren, kritisch zu betrachten und Probleme aufzuspüren.
Oder metaphorisch ausgedrückt: Bei der Sprint-Retrospektive geht es darum, die richtigen Fragen zu stellen und angemessene Antworten zu formulieren.
Die Sprint-Retrospektive ist das letzte Ereignis eines Sprint-Zyklus und ein Moment, der darauf abzielt, Mittel und Methoden zu entwickeln, mit denen Sie bessere Ergebnisse erzielen und Prozesse, Aktivitäten und Werkzeuge verbessern können.
Die Grundprämisse der Sprint-Retrospektive lautet: Der Arbeitsablauf kann immer verbessert werden. Deshalb lohnt es sich, am Ende eines Sprints (vor dem Sprint-Review-Meeting) Zeit und Energie zu investieren, um alles zusammenzufassen.
Wenn man einen neuen Sprint beginnt, ohne die Zeit und die Bereitschaft zu haben, eine Retrospektive durchzuführen, wird das Team die Probleme wiederholen.
Dank der Retrospektive wird jeder folgende Sprint — in Theorie und Praxis — mehr sein:
- Produktiv
- Glatt
- Konfliktfrei
- Effiziente
- Rational
- Aktuell
- Pünktlich
- Harmonisch
- Angenehm
Es sei daran erinnert, dass die Retrospektive eine relativ billige, schnelle und einfach durchzuführende "Methode" ist, die darauf abzielt, die Effizienz zu steigern und das Arbeitsklima, die Beziehungen und die Kommunikation zu verbessern.
Die Sprint-Retrospektive wird von einem Scrum Master unmittelbar nach Abschluss eines Sprints organisiert. Ihr Ziel ist es:
- Bringen Sie alle wichtigen Stakeholder zusammen.
- Sammeln Sie Feedback vom Team (Beobachtungen, Meinungen, Bewertungen, Kommentare, positive und negative Vorschläge).
- Daten zusammenstellen.
- Diskutieren Sie Daten und Feedback.
- Erstellen Sie einen Plan zur Arbeitsoptimierung, der im kommenden Sprint umgesetzt werden soll.
An dieser Stelle muss betont werden, dass die Nachteile genauso wichtig sind wie die Vorteile.
Denn das Ziel ist die vollständige Selbsterkenntnis der Teams — ihrer Stärken und derjenigen, die korrigiert und verbessert werden müssen.
Daher sollten die Sprint-Retrospektiv treffen folgende Fragen beantworten:
- Was lief gut und muss nicht verbessert werden?
- Was lief relativ gut, muss aber noch verbessert werden?
- Was ist schiefgelaufen, warum ist es passiert, und wie kann man es beheben?
- Welche der Probleme sind am dringlichsten und müssen im nächsten Sprint geändert werden?
- Welche der Probleme sind nicht so dringlich, dass sie so schnell wie möglich gelöst werden müssen?
Die Priorisierung von Problemen ist äußerst wichtig, denn, wie Sie sich vielleicht denken können, lassen sich nicht alle Probleme sofort beheben, verbessern und lösen.
Daher ist ein Ranking unerlässlich.
Die Sprint-Retrospektive wird in der Regel in einer bestimmten Zeiteinheit durchgeführt, die vom Scrum Master nach dem Prinzip der Proportionen festgelegt wird. Je länger der Sprint, desto länger die Retrospektive.
Je länger der Sprint dauert, desto mehr Daten, Prozesse, Aktionen, Interaktionen und Auswirkungen müssen natürlich zusammengefasst, bewertet und diskutiert werden.
Die Zeit für die Zusammenfassung und Korrektur sollte optimal sein.
Sie darf nicht zu kurz sein, weil sonst die Gefahr besteht, dass Probleme übersehen oder nur oberflächlich behandelt werden. Eine zu lange Retrospektive wiederum kann zu Entmutigung führen.
Ein wichtiges Element ist auch die Atmosphäre während einer Sitzung.
Alle Stakeholder sollten sich sicher fühlen. Die Sprint-Retrospektive ist kein Instrument zur Bewertung oder Disziplinierung, sondern eine Zeit der Einsicht, des Verständnisses und der Anpassung.
Sie dient der Unterstützung, der Motivation, dem Engagement und der Integration.
Laut den Autoren des Artikels "Agile Retrospectives", der im Atlassian-Blog veröffentlicht wurde:
"Die Retrospektive sollte eine positive, anregende Erfahrung für Ihr Team sein. Sie hilft den Teammitgliedern, wichtiges Feedback auszutauschen, Frustrationen loszulassen und gemeinsam Lösungen zu finden."
Darüber hinaus ist die Sprint-Retrospektive auch für die Moderatoren von Vorteil, da sie dadurch die Möglichkeit haben, die Arbeitsweise des Teams besser und tiefer zu verstehen:
- Werke.
- Vor welchen Herausforderungen sie steht.
- Reagiert auf Herausforderungen, Erfolge, Misserfolge und Motivatoren.
- Kooperiert intern und extern.
- Kommuniziert.
- Sieht ihr Potenzial, ihre Ressourcen.
- Setzt sich Ziele und unterteilt sie in Aufgaben.
In der Regel handelt es sich bei einem Moderator um einen Scrum Master oder einen Product Owner. Eine bewährte Praktik, die gleichzeitig empfohlen wird, besteht darin, diese Rolle innerhalb des Teams zu rotieren.
In einem rein praktischen Sinn können Listen von Problemen, die "funktioniert haben" und "verbessert werden müssen", in einem speziellen Tool (Atlassian Confluence, Retrium, MindMeister, RetroTime) oder auf herkömmliche Weise mit Haftnotizen erstellt werden.
Die Listen sollten nach der oben erwähnten Regel der Relevanz, Wichtigkeit und Unmittelbarkeit geordnet werden.
Bei der Analyse der einzelnen Punkte der Liste sollte man weniger auf die Personen als vielmehr auf die Ergebnisse achten.
Ein wesentliches Element der Sprint-Retrospektive ist ein Aktionsplan, der von einem genau definierten "Owner" konsequent umgesetzt werden sollte.
Sprint-Retrospektive — Vorteile
Die oben erwähnten Vorteile einer 25%igen Produktivitätssteigerung können, wie die Autoren des Artikels "To 10x Your Profits Start With Retrospectives" versichern, in eine Vervielfachung der Gewinne umgesetzt werden.
Ob es sich um eine Verzehnfachung oder eine andere Art der Steigerung handelt, hängt von vielen Faktoren in Bezug auf die Struktur und den Markt ab, aber eines ist sicher, diese Vorteile sind real und können erreicht werden.
Welche weiteren Vorteile kann eine Organisation erzielen, die agile Methoden einsetzt und die Sprint-Retrospektive als wichtiges Instrument für die Arbeitsorganisation, das Team- und Projektmanagement und zur Erlangung von Marktvorteilen betrachtet?
Man sollte bedenken, dass das, was das Team beeinflusst, sich auch auf das digitale Produkt auswirkt, an dem es arbeitet.
Werkzeuge, Kontexte, Prozesse und Methoden spiegeln sich im Produkt wider, nicht nur in seiner Perfektion, sondern auch in der Zeit, die für seine Herstellung benötigt wird.
Sprint-Retrospektiven, die am Ende eines jeden Sprints durchgeführt werden, liefern folgende Ergebnisse:
- Kontrolle über Probleme.
- Management von Problemen.
- Ständiges Bewusstsein für Probleme.
- Selbsterkenntnis, die sich in Sicherheit und Motivation niederschlägt.
- Definition der Ziele und Mittel.
- Bewusstsein für den Projektfortschritt und seine Komplexität.
- Gemeinsame Perspektive für alle Teammitglieder.
Zu den wichtigsten Vorteilen der Sprint-Retrospektive gehören die folgenden:
- Stärkere Einbeziehung der Teammitglieder in das Projekt.
- Mehr Klarheit und Transparenz in Bezug auf Prozesse, Rollen, Entscheidungen, Ziele, Maßnahmen und wünschenswerte Methoden.
- Mehr Vertrauen in das Team und die Teammitglieder untereinander.
- Sicherheit bei der Kommunikation von Problemen.
- Bessere Kommunikation und gegenseitiges Verständnis.
- Verbesserte Arbeitsatmosphäre.
- Abbau von Stress, Spannungen, Missverständnissen und unklaren Situationen.
- Minimiertes Risiko des Scheiterns in Bezug auf verschiedene Bereiche und Zeithorizonte.
- Kumulierte Gewinne und reduzierte Kosten.
- Geballtes Wissen, Erfahrung und Know-how.
- Informationsaustausch zwischen Stakeholdern, die nicht jeden Tag die Gelegenheit dazu haben.
- Kontrolle über Zeit, Budget und Prozesse.
- Risikomanagement.
Sprint-Retrospektiven spielen in jedem Projekt, insbesondere in einem großen und komplexen Projekt, die Rolle von Meilensteinen.
Wie wird eine Retrospektive durchgeführt?
Die Sprint-Retrospektive mag wie eine mühsame, routinemäßige und für manche sogar unnötige Aktivität erscheinen, die wenig zum Betrieb des Unternehmens beiträgt.
Das ist ein schädlicher Ansatz, den man nicht verfolgen sollte.
Es stimmt natürlich, dass die Effektivität der Sprint-Retrospektive weitgehend von der Einstellung des Scrum Masters, der Teammitglieder und der anderen Beteiligten abhängt.
Entscheidend ist auch, wie sie durchgeführt wird und ob Techniken eingesetzt werden, um die Veranstaltung zu rationalisieren und den Prozess der Erfassung und Auswertung von Feedback zu unterstützen.
Um ihre Aufgabe zu erfüllen, kann die Sprint-Retrospektive nicht als solche behandelt werden:
- Zwanglose Treffen — Pausen von der Arbeit.
- Notwendigkeit — als ein Treffen, das stattfinden muss, aber es lohnt sich nicht, daran teilzunehmen.
- Form des Austauschs von Ressentiments, Anschuldigungen.
- Treffen, um zu schimpfen, zu urteilen, Rechenschaft abzulegen oder zu konkurrieren.
Retrospektiven sollten im Einklang mit der angenommenen Agenda auf der Grundlage einer vorhersehbaren, sich wiederholenden Struktur durchgeführt werden, die Folgendes umfassen sollte:
- Die Eröffnung der Retrospektive — Definition der Ziele.
- Sammeln von Daten.
- Zusammenfassen von Beobachtungen, Kommentaren und Vorschlägen.
- Aktionen planen.
- Der Abschluss der Retrospektive.
Es gibt viele Techniken und Methoden für die Durchführung von Sprint-Retrospektiven, deren gemeinsamer Nenner darin besteht, die Besprechung attraktiver und effektiver zu gestalten und die Teilnehmer zu aktivieren, indem ihr Engagement erhöht wird.
Zu den am häufigsten verwendeten Methoden bei Sprint-Retrospektiven gehören die folgenden:
- Start, Stop, Continue Retrospektive — in der jedes Teammitglied festlegt, womit das Team begonnen hat, womit es aufhören sollte und womit es fortfahren sollte.
- Surprised Worried Inspired Retrospective — ermöglicht es Ihnen, sich gleichzeitig auf die Zukunft und die Vergangenheit zu konzentrieren und überraschende, besorgniserregende oder inspirierende Themen zu bestimmen.
- Hands on Deck Retrospective — hier schlüpft das Team in die Rolle der Schiffsbesatzung und versucht herauszufinden, welche Teile der Arbeit in einer bestimmten Rolle beliebt sind und welche unbeliebt und belastend sind.
- Hero's Journey Retrospektive — sie ermöglicht es Ihnen, die Zukunft des Teams zu bestimmen, langfristige Ziele zu setzen und die Loyalität und Integrität der Gruppe zu erhöhen.
- Orginal 4 Retrospective — hilft, die Stärken und Schwächen der Teammitglieder und des Teams als Ganzes zu ermitteln und zu verstehen.
- Hopes and Fears Retrospective — ermöglicht den Teammitgliedern, ihre Hoffnungen und Befürchtungen vor dem nächsten Sprint mitzuteilen.
- Speed Car Retrospective – ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf Elemente zu konzentrieren, die es dem Team ermöglichen, in Zukunft schneller und effizienter zu arbeiten.
- SWOT Retrospective — hilft dabei, Stärken und Schwächen des Teams aufzuzeigen und Chancen und Risiken zu ermitteln.
- Hot Air Balloon Retrospective — zeigt auf, was die Arbeit des Teams verlangsamt und was sie beschleunigt.
- T-Shirt Sizing Scale — hilft Ihnen bei der Planung und Einschätzung der Effizienz und ermöglicht es Ihnen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für eine bestimmte Aufgabe zu ermitteln.
- Glad Sad Mad Retrospective — ermöglicht es Ihnen, die Moral des Teams zu verbessern und anzugeben, was sie während eines Sprints froh, traurig und wütend gemacht hat.
- Mountain Climber Retrospective — ermöglicht es Ihnen, die Perspektive zu wechseln, das Projekt aus der Distanz zu betrachten und die verschiedenen Aspekte des Projekts als Klettern zu definieren.
- Three Little Pigs Retrospective — ermöglicht es Ihnen, das Projekt als eines der drei Häuser aus der Geschichte "Die drei Schweinchen" zu sehen und so festzustellen, was stabil ist und was einstürzen kann.
- Working & Stuck — hilft Ihnen festzustellen, was im Projekt funktioniert (auch wenn es nicht perfekt ist) und was nicht.
Die Wirksamkeit der Sprint-Retrospektive hängt nicht nur von einer bestimmten Technik, sondern auch von einem Ansatz ab.
Die Einstellung, die die Teammitglieder bei den Aufgaben und der Retrospektive begleitet, ist entscheidend.
Besonders während der Retrospektive sollten Sie das tun:
- Bewahren Sie sich einen gewissen Spielraum für Nachsicht und Toleranz — mit anderen Worten, Sie sollten nicht zu kritisch und streng sein.
- Gehen Sie optimal an die Anzahl der Dinge heran, die geändert werden müssen — es ist besser, ein oder zwei Dinge zufriedenstellend zu ändern, als viele Änderungen gleichzeitig einzuführen, denn das schafft Chaos und erhöht den Stress.
- Seien Sie sich bewusst, dass die Motivation während des gesamten Projekts dosiert werden muss und dass es sich um eine erschöpfliche und kaum erneuerbare Ressource handelt.
- Bemühen Sie sich, Probleme und Konflikte unvoreingenommen und frei von persönlichen Motiven zu lösen.
- Bewahren Sie sich gegenseitigen Respekt, Verständnis und Vertrauen.
- Konzentrieren Sie sich auf die Zusammenarbeit, beseitigen Sie Rivalität und Wettbewerb.
- Feiern Sie Misserfolge — Fehler sind eine Quelle der Erkenntnis und sehr aufschlussreich.
Sprint-Retrospektive. Zusammenfassung
- Die Sprint-Retrospektive zielt darauf ab, die Produktivität, den reibungslosen Ablauf, die Harmonie und die konfliktfreie Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und zwischen den Teams zu verbessern.
- Scrum wird oft mit Entwicklungsteams in Verbindung gebracht, aber dank seiner Universalität kann es auch in Designteams eingesetzt werden.
- Entwicklung und Selbstverbesserung von Teams erfordern, dass man innehält und sich Zeit nimmt, sich selbst zu reflektieren.
- Während der Sprint-Retrospektive fasst das Entwicklungsteam die im letzten Sprint durchgeführten Aktionen zusammen und denkt über die geleistete Arbeit und die noch zu erledigenden Aufgaben nach.
- Die Anpassungsfähigkeit des gesamten Teams wird durch regelmäßige Feedback-Schleifen ermöglicht.
- Die Sprint-Retrospektive ist ein Moment, der darauf abzielt, Mittel und Methoden zu entwickeln, die es Ihnen ermöglichen, Prozesse, Aktivitäten und Werkzeuge zu verbessern.
- Der Arbeitsablauf kann immer besser werden. Deshalb lohnt es sich, am Ende eines Sprints Zeit und Energie in die Zusammenfassung der Vorgänge zu investieren.
- Die Sprint-Retrospektive wird in der Regel in einer bestimmten Zeiteinheit durchgeführt, die vom Scrum Master nach dem Prinzip der Proportionen festgelegt wird.
- Die Sprint-Retrospektive ist kein Instrument zur Bewertung oder Disziplinierung, sondern eine Zeit der Einsicht, des Verständnisses und der Anpassung. Es ist eine Möglichkeit, Aktivitäten zu überprüfen und die Arbeit des Scrum-Teams zusammenzufassen, einen Plan für Verbesserungen zu erstellen und Teammitglieder zu verwalten.
- Die Rolle eines Scrum Masters ist es, einen Aktionsplan zu erstellen, der ein wesentliches Element der Sprint-Retrospektive ist.
- Sprint-Retrospektiven spielen die Rolle von Meilensteinen.
- Die Wirksamkeit von Retrospektiven (auch in einer täglichen Scrum-Formel) hängt weitgehend von der Einstellung aller Stakeholder ab.
- Es gibt viele Techniken und Methoden zur Durchführung von Sprint-Retrospektiven, deren gemeinsamer Nenner darin besteht, die Besprechung attraktiver und effektiver zu gestalten.
